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Domaines > Administratif

5-mar-08

 

Gérer les déplacements professionnels

Avec la participation d'Hélène PIC

Parmi les missions quasi incontournables de toute secrétaire se situe, en bonne place, la gestion de voyages.

Noyé dans le flot des frais généraux, ce poste budgétaire peut très vite déraper si l'on n'y prend pas garde. C'est pourquoi la toute première tâche à effectuer lorsque l'on gère les déplacements professionnels est de prendre connaissance de la politique de voyages en place dans l'entreprise, voire, si elle n'existe pas à la définir.

Définir une politique de voyages

Une politique de voyages établit, de manière aussi précise que possible, qui est habilité à voyager, en quelle classe, la fréquence des voyages et qui est valide les demandes.

Suivant l'importance de la structure où vous travaillez, cette politique doit être définie en concertation avec la Direction générale, la direction administrative et financière ou les ressources humaines (si vous gérez des expatriés).

Ce document devra répondre aux questions suivantes :

Déplacements en avion et en train :

  • pour les déplacements aériens, le type de compagnies à privilégier : les "traditionnelles" (Air France, British Airways, Delta Airlines..) ou les low cost (Easy Jet) ?
    En ce qui concerne ces dernières, il convient de ne pas perdre de vue que la plupart de ces compagnies n'utilisent pas les grands axes principaux mais des aéroports situés loin des grandes villes.
    Ainsi, il y a encore un an, pouvait-on trouver des aller-retours Paris-Milan pour 69 €. Prix certes très alléchant... si on occultait le fait qu'en réalité l'avion partait de Beauvais pour atterrir à Bergame. Si vous ajoutiez au prix du billet le prix du trajet en taxi et le temps perdu, l'impact économique s'avérait beaucoup moindre...
    Si néanmoins vous optez pour ce type de compagnie, faites-vous clairement et systématiquement préciser ces points.

    Ne perdez également pas de vue que nombre de salariés disposent aujourd'hui de cartes de fidélité personnelles gratuites leur permettant de cumuler des points, de bénéficie d'une relative priorité sur des vols en liste d'attente (cette priorité ne joue que vis-à-vis des voyageurs non détenteurs de carte de fidélité) et, surtout, de réductions sur des trajets personnels.
    Certains voyageurs risquent donc de faire pression, indépendamment de toute considération financière, pour privilégier une compagnie par rapport à une autre, pourtant plus économique.

    Gérer les voyages, c'est aussi tâcher de sensibiliser vos collaborateurs aux coûts : n'hésitez pas à leur communiquer les tarifs concurrents afin qu'ils prennent conscience des "avantages" qui leur sont éventuellement consentis.
    Par expérience, je confirme qu'il est tout fait possible de faire évoluer les mentalités sur ces points, y compris vis-à-vis celles de membres de la direction générale.
  • le type de billets à privilégier : modifiables et remboursables avant et après le départ, ou modifiables et remboursables uniquement avant le départ, non modifiables et non remboursables... Il existe différentes gammes de billets et autant de tarifs.
    Les billets les plus contraignants (non modifiables et non remboursables) sont généralement les billets les plus économiques.
    Le choix d'un type de billet dépendra en grande partie de la rigueur de vos salariés.
    Il ne sert en effet à rien de prendre des billets non modifiables et non remboursables très économiques si le voyage est susceptible d'être modifié ou que vos salariés ont coutume d'annuler leurs déplacements au dernier moment...
  • la classe retenue. Ce paramètre peut influer lourdement sur le montant de la facture...
    Certaines entreprises acceptent de prendre en charge des voyages en première classe (pour le train) ou Business (pour l'avion), soit lors de déplacements particulièrement longs (le mieux est alors de définir une distance km au-delà de laquelle la règle doit s'appliquer) soit lors de déplacements impliquant de hauts cadres.
    Ici aussi, les règles doivent être définies sans ambiguïté.

 

Les programmes de fidélité aériens

Une contribution de Hélène PIC

Les programmes de fidélité sont très nombreux et très diversifiés dans les transports aériens. Quasiment chaque compagnie possède sa propre carte ou son propre programme. Il serait beaucoup trop long de tous les nommer et les détailler.

Je propose donc de voir en détail les cartes et programmes de notre compagnie nationale, Air France, ainsi que ceux de deux grandes alliances aériennes qui regroupent les plus importantes compagnies mondiales.

Air France propose 2 types de programme de fidélité :

- Le programme « Flying Blue » concerne les voyages d’affaires comme de loisirs mais permet uniquement de cumuler des « Miles » (unité de mesure des distances aériennes) et de les convertir en cadeaux.
La carte « Flying Blue » est gratuite.
Pour en savoir plus : www.airfrance.fr

- Le programme « Voyageur Rewards » destiné exclusivement aux entreprises leur offre la possibilité de réaliser des économies sur leur budget voyages.
Le système est identique aux « Miles », à savoir que chaque vol effectué par un collaborateur sur les lignes d’Air France permet de cumuler des points, convertibles en « Primes » : billets d’avion, surclassement et forfaits d’excédent de bagages.
ATTENTION  : Ce programme n’est pas cumulable avec un accord commercial Air France ou un contrat Carte Corporate.
L’adhésion au contrat « Voyageur Rewards » est totalement gratuite et d’une durée de un an renouvelable.
Pour en savoir plus : www.airfrance.fr

Air France propose également des contrats spécifiques « sociétés » destinés exclusivement aux entreprises sur un volume de dépenses définies. Ils permettent de bénéficier de tarifs préférentiels.

*

Skyteam regroupe les compagnies suivantes : Air France, KLM (Pays-Bas), Alitalia, Aeroflot (Russie), AeroMexico, Continental Airlines (US), Czech Airlines, Delta Airlines (US), Korean Air, Northwest Airlines (US).

Skyteam propose les cartes « Skyteam Elite » et « Skyteam Elite Plus » qui permet de bénéficier entre autres, d’une garantie de réservation même si le vol est complet, de l’enregistrement et de l’embarquement prioritaire, du choix du siège, de la priorité sur les listes d’attente, ainsi que la possibilité de cumuler des « Miles », et ce, sur toutes les compagnies de l’alliance.
Prix  : NC
Pour en savoir plus : http://www.skyteam.com/FR/benefits/skyteam_elite.jsp

*

One World compte 8 grandes compagnies aériennes internationales : Aer Lingus (Irlande), American Airlines, British Airways, Cathay Pacific (Hong Kong), Finnair (Finlande), Iberia (Espagne), LAN (Argentine) et Qantas (Australie), et propose le programme « Businessflyer » pour les entreprises, avec des réductions sur les tarifs des billets d’avion en fonction de la taille de la société, aussi bien valables en classe Affaire qu’en classe économique.
Prix  : l’adhésion au programme est gratuite.
Pour en savoir plus : http://www.oneworld.com/france/businessflyer/

 

Les programmes de fidélité SNCF

Une contribution de Hélène PIC

La Carte  « Grand Voyageur » 

Elle est destinée à ceux qui effectuent au moins deux aller-retour par mois. De nombreux services et avantages sont proposés :

- organisation des voyages par téléphone ;
- échange de billets par téléphone ;
- impression des billets Fréquence à domicile ;
- souplesse en cas de retard ou de changement de dernière minute ;
- billet électronique émis en agence.
Prix  : 30 €/carte, valable 3 ans.
Pour en savoir plus : www.grandvoyageur-sncf.com/accueil/

La Carte « Cybelys »

Elle concerne les voyageurs fréquents du Thalys, entre Paris et la Belgique. Mêmes avantages que la Carte Grand Voyageur, avec en plus des informations directement par SMS en cas de perturbations.
Nota : La première classe du Thalys bénéficie d’un accès WIFI !
La carte est gratuite
Pour en savoir plus : www.cybelys.com/uthw1/pub/index.htm


En matière d'hébergement
, le plus simple est de définir une fourchette de prix par catégorie de salariés. En effet, les normes varient grandement d'un pays à un autre et le nombre d'étoiles n'est pas forcément un critère discriminant et réaliste.
Certaines chaînes d'hôtels proposent, elles aussi des programmes de fidélité, notamment les hôtels IBIS et Mercure ainsi qu'un accueil personnalisé et la possibilité d'être prioritaire sur certaines réservations.
A ne pas négliger sur vos destinations régulières...

Les programmes de fidélité des chaînes hôtelières

Une contribution de Hélène PIC

Le principe des cartes et des programmes de fidélité hôteliers est de cumuler des points convertibles en nuitées gratuites ou en surclassement de chambre.

« Choice Hôtels » (Comfort, Quality, Sleep Inn et Clarion) propose la Carte « Dormez Gagnant » qui offre une nuit gratuite pour dix payées (non cumulable avec les tarifs promotionnels).
Elle propose également des offres promotionnelles tout au long de l’année avec les « Hots deals » dans certaines grandes villes de France.
La carte est gratuite
Pour en savoir plus : www.choicehotelseurope.com

Les hôtels « Le Méridien » proposent le programme «  Starwood Preferred Guest » : une nuit gratuite pour un nombre minimum de points, ainsi que des surclassements de chambre, deux repas pour le prix d’un et la possibilité de convertir ses points en « Miles ».
Prix : NC
Pour en savoir plus : www.lemeridien.fr

Les hôtels Accor (Etap Hôtel, Ibis, Mercure, Novotel, Sofitel, SuiteHôtel…) proposent un programme de fidélité décliné sous différentes cartes, différents besoins et différents budgets :

- Les cartes d’abonnement :

1. La carte « Accor Favorite Guest » permet de bénéficier d’une réduction automatique lors de la réservation sur le meilleur tarif chambre (Sofitel : de 20% à 50%, Novotel et Mercure : 15%, Suitehotel : 10%, Ibis : 10% sur le prix de la chambre, le petit déjeuner et le dîner.). Elle offre également la possibilité de cumuler des points « Compliments » convertibles en chèques-cadeaux Compliments.
Elle propose aussi de nombreux services, comme la réservation prioritaire, la chambre gardée jusqu’à 16h le lendemain, ainsi qu’un accueil privilégié.
Prix de la carte : 270 €/an
Pour en savoir plus : www.accorhotels.com/fr/fidelisation/multimarque/mm_pros_prog_acc.shtml

2. La carte « Accor Favorite Guest Ibis » offre 10% sur toutes les dépenses (chambre, restauration, consommations au bar…), la garantie d’une chambre disponible si la réservation s’effectue au minimum 2 jours avant la date d’arrivée. Mêmes services qu’avec la carte Accor Favorite Guest, mais uniquement valable dans les hôtels IBIS.
Prix : 160 € TTC/an.
Pour en savoir plus : www.ibishotel.com/fr/fidelisation/prospect/index.shtml

- Les cartes de fidélité :

1. La carte « Accor Mouvango » propose de cumuler des Points Compliments dans tous les hôtels Accor en France, Belgique et Luxembourg et de les échanger en Chèques Cadeaux.
Elle permet également de bénéficier de tarifs promotionnels tout au long de l’année.
Cette carte est gratuite.
Pour en savoir plus : www.accorhotels.com/fr/fidelisation/travelplus/tp_pros_acc.shtml

2. La carte « Sofitel Privilège » permet de bénéficier de très nombreux services et avantages dont un cadeau de bienvenue, la chambre double au prix de la chambre individuelle, service concierge, service défroissage…
La carte est gratuite.
Pour en savoir plus : www.accorhotels.com/fr/fidelisation/sofitel_fid/sf_pros_acc.shtml

- Les cartes « Corporate » :

1. La carte d’abonnement « Accor Favorite Guest Corporate » - Cette carte réservée aux entreprises permet d’optimiser leurs coûts d’hébergement en leur faisant bénéficier de réductions jusqu’à 50% dans tous les hôtels ACCOR.
Elle offre également la possibilité d’effectuer un suivi précis des dépenses hôtelières grâce à des rapports d’analyse des dépenses par marque, hôtel et collaborateur. Une simulation des dépenses et des économies potentielles est possible sur leur site Internet : www.accorhotels.com/fr/fidelisation/compliments/business/index.shtml
Prix : de 50 € à 80 €/an et par collaborateur

2. La carte « ACCOR Corporate » est une véritable carte de paiement. Elle regroupe plusieurs partenaires, dont Air France, Hertz et Europcar. Il s’agit de la carte qui propose la gamme de services la plus complète :
- Aucun frais de gestion ni de commission sur les paiements dans la zone Euro
- Des remises accordées sur un volume d’achat annuel (de 500 € à 45 000 €) réglés avec cette carte, qui va de 1% à 8% chez tous les partenaires de la carte.
- Relevés statistiques d’analyse et de gestion disponibles sur Internet
- Assistance téléphonique juridique, médicale, accidents de Voyages d’Affaires, bagages et biens personnels.
- Une priorité sur les listes d’attente aux comptoirs d’enregistrement Air France en aéroport
- L’engagement de l’hôtel à rechercher une chambre quand l’hôtel demandé est complet.
- Comptoirs prioritaires chez Hertz et Europcar
- Toutes les dépenses effectuées avec la carte donnent droit à des Miles

Prix : 90 €/an et par collaborateur
Pour en savoir plus : www.cartecorporate.com

Les Hôtels du Louvre (Hôtel Bleu Marine, Kyriad, Campanile, 1ère Classe et Concorde) proposent le programme de fidélité « HelHo ! » pour les particuliers, comme pour les entreprises. Il se décline en 2 catégories :

- La carte « HelHo Plus » valable dans les 550 hôtels et restaurants de la chaîne offre une réduction automatique de 5% sur le tarif chambre, mais également la possibilité d’émettre des tableaux de bord mensuels pour une meilleure gestion des déplacements et de cumuler des points « HelHo » qui se transforment en cadeaux.
Pour en savoir plus : www.helho.fr/helhoplus.htm#avant
Cette carte est nominative et gratuite

- La carte « Helho Pro » est une carte de paiement nominative valable uniquement dans les hôtels de catégorie 2 et 3 étoiles (Kyriad, Kyriad Prestige et Campanile). Elle offre les même avantages que la carte « HelHo Plus », avec en plus un moyen de contrôle et de maîtrise des dépenses de séjours, un plafonnement des dépenses, 6 options de prestations au choix et des relevés mensuels.
Pour en savoir plus : www.helho.fr/helhopro.htm
Prix : 45 € (03-08)

Cette liste n’est bien-sûr pas exhaustive

 

En matière de location de véhicule, vous pouvez décider de faire fluctuer la catégorie allouée, soit en fonction du statut du salarié, soit en fonction de la distance à parcourir.
Bien évidemment, il conviendra dans la réalité, de tenir compte d'autres paramètres, tel, par exemple, le nombre de passagers : effectuer un déplacement de 150 km à 4 dans une auto mérite peut-être que l'on opte pour une catégorie C plutôt que A pour un surcoût, somme toute modique... ou de la situation climatique : ainsi, lors de fortes températures estivales, il est plus "humain" d'opter pour une catégorie de véhicule disposant d'une clim... Il convient de ne pas perdre de vue que le salarié se déplace souvent, non par plaisir, mais par obligation. Lui permettre de le faire dans des conditions optimales, sans être luxueuses, c'est aussi démontrer la considération qu'on lui porte...
Certaines agences de location commencent également à proposer des véhicules équipés de GPS, généralement sur des véhicules de catégorie C. Opter pour ce type de véhicule lors de déplacements à l'étranger ou sur des parcours inconnus du conducteur peut aussi être appréciable et être source de gain de temps.

Ensuite, définissez qui est habilité à signer ces demandes de voyages. Prévoyez toujours 2 ou 3 signataires au minimum et établissez des règles assez souples pour ne pas vous retrouver coincés en cas d'absence de l'un d'entre eux !

En dernier lieu, établissez un formulaire de demande de voyages qui devra être rempli par le voyageur et vous être remis dûment complété.
Le cas échéant, si vos déplacements sont imputables sur des projets ou refacturables, prévoyez des emplacements spécifiques pour ces informations et signalez les champs obligatoires par un fond coloré (veillez à la bonne lisibilité de votre document !).

Une alternative intéressante : le jet privé

Une contribution de Fabienne REMY

Louer un jet privé n’est pas forcément un luxe et peut s’avérer dans certains cas plus économique que de faire appel aux compagnies nationales.

Pré-requis :

- assurez vous de la viabilité financière et de la viabilité « technique » de la société ;
- n’hésitez pas à demander l’âge et le nombre de kms déjà parcourus des appareils, etc. ;
- renseignez-vous si les appareils ont connus des avaries techniques ;
- renseignez-vous sur le service à bord (thé, café avec viennoiseries, le matin, champagne au retour).

Quand louer un Jet Privé :

Vous êtes à Strasbourg. 8 collaborateurs doivent faire une formation d’une journée par mois pendant 6 mois à Genève.
Il n’y a pas de vol direct entre vos bureaux et le lieu de formation (au siège par exemple). La formation commençant à 8h30 le matin, il faut que vos collègues passent la nuit sur place.

- 1 ère solution : Il vous faut passer par Paris : coût du billet, au bas mot : 800 euros environ/personne plus le temps de trajet qui doit avoisiner les 6 heures pour l’aller et le retour + le prix de l’hôtel à Genève (minimum : 157 €/personne, petit déjeuner inclus),
soit un total de 7 656 €.

- 2 ème solution : prendre un vol SXB-LYS puis un taxi de Lyon jusqu’à Genève : coût moindre que la première solution (frais des taxis peut être partagés par 4 personnes) mais il faut compter au bas mot 450 €/personne + le temps de trajet, soit environ 6 heures aller-retour + l’hôtel à Genève (minimum : 157 €/personne, petit déjeuner inclus),
soit un total de 4 856 €.

- 3 ème solution : louer un jet privé. Le coût pour un jet privé de 8 places pour un trajet Strasbourg-Genève-Strasbourg dans la journée : 3 990 €. Pas de frais de parking, pas d’attente, durée du voyage avoisinant les 2h30 (en comptant le trajet domicile aéroport), pas de frais d’hôtel, moins de fatigue et une journée bien rentabilisée.

Les avantages sont les suivants :

- aucune attente,
- en général, les sociétés qui proposent ce genre de prestations ont des places de parking gratuites pour les voyageurs,
- le trajet est forcément direct d’où un gain de temps considérable (c’est quasiment du porte à porte)
- il existe des avions qui vous proposent un nombre de places différents (4, 8, 19).

Inconvénients :

- ces vols seront également soumis aux aléas de la météo et aux aléas des grèves.
- plus l’avion est petit, plus il a de contraintes de sécurité. En général ce type d’avion ne peut décoller ou atterrir que quand il fait jour.

Certaines sociétés interdisent que plusieurs employés ayant des responsabilités importantes voyagent sur le même vol.

 

Choisir une agence de voyages

Cela peut paraître anodin, mais toutes les agences ne se valent pas.
Choisir la plus proche de votre entreprise n'est pas forcément une bonne stratégie.

Depuis plus d'un an maintenant, les agences de voyages appliquent des commissions et celles-ci diffèrent notablement d'une agence à une autre.

Ces commissions sont la résultante de la nouvelle politique tarifaire d'Air France qui a purement et simplement supprimé la commission qu'elle reversait aux agences et qui était intégrée dans le prix du billet.
Il serait faux de croire pour autant que les tarifs d'Air France aient diminué du montant de cette même commission. Non. Le prix du billet est resté inchangé... La conséquence est une hausse substantielle du coût final des billets aériens (entre 20 et 80 € selon le vol).

Bien que la suppression de commission ne concernait que l'aérien, force est de constater que les agences, de leur côté, en ont profité pour appliquer des commissions sur le rail (alors qu'elles continuent de percevoir une commission en direct de la SNCF), sur l'hôtellerie et les locations de voitures. Bref, sur toutes leurs prestations auxquelles se sont greffés par ailleurs des frais de dossiers et de coursiers (raison de plus pour privilégier les billets électroniques...).
Aussi est-il impératif d'établir un comparatif entre plusieurs agences, voire de négocier ces commissions si vos dépenses de voyages risquent d'être importantes.
Ainsi, mon directeur administratif et financier est-il parvenu à négocier l'abandon de l'ensemble des frais de coursiers et des commissions sur le train...

Veillez également à comparer les amplitudes horaires de votre agence de voyages et à vous renseigner sur les effectifs dont elles disposent. Cela vous donnera une idée de leur réactivité et disponibilité potentielle.
N'oubliez pas d'organiser une réunion avec l'agence retenue afin de leur exposer de vive voix votre politique Voyage maison.

Si vous décidez d'opter pour une agence en ligne, ne perdez pas de vue que vous paierez la prestation pratiquement aussi cher qu'avec une agence traditionnelle et faisant, en sus, tout le boulot vous-même.

Quel que soit votre choix, sachez que votre agence peut vous établir régulièrement des statistiques sur vos déplacements professionnels.
Il vous est également possible de demander à votre agence d'ajouter, à ce listing, un à deux champs supplémentaires, par exemple votre code Projet interne. Pratique si vous devez refacturer certains frais...

 

Cartes logées vs Cartes Corporate


Nombre de banque d'affaires proposent différents type de cartes de paiement spéciales déplacements professionnels.

Les cartes logées sont des cartes bancaires dématérialisées dont le numéro est communiqué à votre agence de voyages.
Tous les paiements sont ainsi acquittés à travers ce moyen de paiement.
Avec ce système de carte, l'entreprise prend l'intégralité des frais en charge de séjour en charge.
Il reste néanmoins possible de pratiquer des exceptions et de demander à votre agence de voyages de ne pas débiter cette carte pour un déplacement spécifique.

Les cartes Corporate sont des cartes nominatives remises aux salariés. Ces derniers font l'avance des frais de déplacement qui sont prélevés sur leur compte personnel mais bénéficient en contrepartie d'un différé de débit pouvant aller jusqu'à 60 jours. Largement le temps pour eux, de se faire rembourser leurs frais par l'entreprise.
Ce système de carte permet de sensibiliser les salariés aux coûts des déplacements.
Là aussi, certaines banques proposent des services annexes, telles des assurances complémentaires pour les voyageurs.

Dans tous les cas de figure , l'entreprise reçoit de son établissement bancaire des statistiques régulières des transactions effectuées et peut ainsi avoir une bonne visibilité sur le poste voyages (l'un des plus importants en matière de frais généraux).

 

L’arrivée de nouveaux prestataires dans la gestion des déplacements professionnels PME et Grands Comptes

Une contribution d'Hélène PIC

Face au développement des nouvelles compagnies aériennes, des nouvelles formes d’hébergement et face à la multiplicité et à la complexité des tarifs, de nouveaux prestataires se sont positionnés sur le marché du voyage d’affaires et de la gestion des déplacements professionnels dans les entreprises, afin de leur faire bénéficier des meilleurs tarifs.

Les deux plus grands sont Carslon Wagonlit Travel et TQ3 Travel Solution.

Ces deux grands groupes proposent de gérer eux-mêmes toute la politique de voyages des entreprises, de la PME aux Grands Comptes, par :

- une évaluation des pratiques courantes des entreprises en terme de voyages d’affaires et de déplacements professionnels, grâce à une étude des historiques, des dépenses…

- un accès aux meilleurs tarifs du marché par catégorie de dépenses (air, rail, hébergement…) et possibilité de tarifs négociés.

- un meilleur contrôle des coûts directs et indirects liés à la gestion des déplacements professionnels (frais de gestion, assurance, frais d’annulation….).

L’entreprise, en passant par ce type de prestataire, a le choix entre établir un contrat pour une gestion complète des déplacements des collaborateurs ou un accès privilégié et 24H/24 à un « plateau d’affaires » pour des réservations ponctuelles (hébergement, avions…) à des tarifs négociés.

TQ3, par exemple, est le seul à proposer une assurance annulation des billets « non échangeables et non remboursables ».  : billets low cost, achetés sur le web et rail. En effet, ces billets dits « à pénalités » sont de plus en plus utilisés par la clientèle affaires et représentent un risque de perte sèche en cas d’annulation.

Pour en savoir plus : www.tq3-france.fr/
www.carlsonwagonlit.com/fr/countries/fr

 

Établir les fiches profil de vos voyageurs

Une fois votre agence sélectionnée, vous devrez leur transmettre une fiche profil aussi complète que possible concernant vos voyageurs.
Cette fiche doit comporter :

le nom du voyageur (prévoir nom de naissance pour les femmes) ;

son prénom ;

sa date de naissance (permet de savoir si le voyageur bénéficie de réduction -25 ans) ;

son numéro de passeport (le cas échéant), sa date d'émission ;

son numéro de carte nationale d'identité (le numéro de passeport et/ou de carte d'identité permettent la délivrance de billets électroniques) ;

les réductions dont il bénéficie (ex : famille nombreuse) ;

ses numéros de carte fidélité (Flying Blue, Grand Voyageur) ;

une zone Annotations pour mentionner tout commentaire que vous jugerez utile : habitudes de voyages, menu végétarien, type de catégorie d'hébergement...

Si votre politique de voyage définit des conditions de confort en fonction du statut du voyageur, prévoyez des champs spécifiques sur votre formulaire afin que toute personne ayant en charge l'organisation des voyages puisse immédiatement savoir quelle position adopter.

Après avoir envoyé ces fiches à votre agence, conservez-les par ordre alphabétique dans un classeur, ou mieux si vous en avez les compétences, répertoriez-les dans une basse Access facilement accessible.

Télécharger un exemple de fiche Profil voyageurs (format PDF)

Une tendance en voie de généralisation : les billets électroniques


Depuis quelques années, l'utilisation des billets électroniques se généralise pour l'aérien.

Un gain de temps et une économie certaine, les agences de voyages facturant aujourd'hui la livraison des billets "traditionnels".

Comme pour un billet traditionnel, le voyageur se présente à l'embarquement avec son "Itinéraire" électronique.
En cas d'oubli du fameux sésame, il devra alors se présenter au comptoir de la compagnie aérienne pour retirer un nouveau billet.

Ces billets sont d'ores et déjà disponibles sur certains trajets SNCF et devraient se généraliser.
Leur utilisation est cependant beaucoup plus contraignante : le voyageur doit impérativement se présenter à une borne pour valider son trajet.
Il faut donc prévoir d'arriver à l'avance à la gare pour opérer cette manipulation et trouver l'emplacement de ces bornes...

 

Négocier des tarifs privilégiés

1. L'aérien et le rail

Pour prétendre négocier des tarifs préférentiels, vous devrez au préalable établir des statistiques par modes de transport (avion/train) et destinations.
Sachez que votre agence de voyages est en mesure de vous fournir ces chiffres. Mieux encore, elles peuvent aussi, à votre demande, saisir 1 ou deux champs complémentaires lors de l'émission de billets (par exemple, un code projet).
Ce service n'est pas automatiquement proposé : à vous d'avoir la démarche d'en discuter avec votre agence.

Pour négocier vos tarifs aériens, vous devrez obligatoirement passer par votre agence afin d'obtenir les coordonnées du commercial Air France en charge de votre dossier. Les négociations étant confidentielles, votre agence ne participe pas aux tractations. Le commercial Air France devra cependant, à l'issue de la négociation, tenir l'agence de voyages informée des tarifs négociés afin qu'ils puissent vous être appliqués.
Soyez vigilantes lors de l'étape de la négociation : les taxes sur les voyages n'étant pas récupérables, vous avez coutume de raisonner en TTC. Or, le commercial, lui raisonne en hors taxes. Ceci rend les négociations un peu hermétiques. Alors, pensez à bien vous faire préciser les différentes composantes du prix et à vous munir d'une calculette !

L'accord est valable un an et comprend généralement :

- des tarifs préférentiels sur des destinations pré-déterminées (cette liste peut être modifiée à tout moment) ;
- une remise sur le CA versé à l'issue de la date anniversaire du contrat.

Si votre chiffre d'affaires n'est pas suffisamment conséquent mais que vous privilégiez souvent les mêmes destinations, il vous reste toujours la solution d'opter pour un abonnement, souvent plus économique.

Le même principe s'applique aux accords SNCF.

2. Les loueurs de véhicules

Si vous recourez régulièrement à la location de voitures, il sera sans doute préférable d'ouvrir un compte auprès d'un loueur de véhicules.
Vous bénéficierez alors de tarifs nettement plus attractifs.
Si un certain nombre d'entre eux utilisent encore les "vouchers" (bons d'échange), Fabienne nous signale que certains autres ont opté pour un logiciel installé gracieusement sur les poste du client et qui lui permet de réserver, de modifier, d'annuler une réservation partout dans le monde et de consulter également les factures en cours.

Qu'est-ce qu'un "voucher" ?

Les vouchers ou bons d'échange, sont des documents pré-remplis qu'un loueur de véhicules ou une agence de voyages remet à son client.

Le client remplit certaines zones variables (dates de la location, lieu de prise du véhicule, durée de la location...) et remet ce bon au conducteur du véhicule.

Lors de la restitution du véhicule, le conducteur laisse ce bon en évidence dans le véhicule pour que la facturation puisse être établie au nom de la société.

Il existe également un autre type de voucher, celui destiné aux réservations hôtelières.
Il s'agit alors d'un document papier que le voyageur remet à son arrivée à l'hôtel afin que la facture soit adressée à la société.
En cas d'oubli, le voyageur devra régler lui-même sa note...

 

3. Les taxis

Tout comme pour l'aérien et le rail, il est possible de négocier un contrat avec une compagnie de taxis.
Ce contrat vous permet de bénéficier d'un numéro d'appel privilégié et d'un accueil personnalisé dans les aéroports ou les gares.
Il existe différents types d'abonnements. Tous ne sont pas proposés par l'ensemble des compagnies, aussi n'hésitez pas à interroger plusieurs prestataires.
Pensez à vous faire préciser le nombre de véhicules de la flotte : cela vous permettra de juger de leur réactivité en cas de grève de transports publics ou d'embouteillages importants. Plus la flotte est conséquente, plus forte sera la probabilité d'obtenir un taxi rapidement...

En ce qui concerne les contrats, la différence essentielle se fait notamment sur prise en charge financière de la course :

- elle peut être entièrement dévolue à la société. C'est le cas le plus "classique". L'entreprise acquitte alors un abonnement annuel et se voit facturer, en sus de la course, différents frais (frais de gestion + pourboire du chauffeur), soit un total d'environ 7 €ht/course.
Cette solution présente un inconvénient majeur : au sein des entreprises, il est rare que les codes "secrets" le demeurent bien longtemps. Le risque est donc grand de voir vos frais de gestion déraper. Certes, il vous est possible, à tout moment de suspendre le contrat, mais vous devrez néanmoins, quoi qu'il arrive, acquitter l'intégralité des factures qui vous seront parvenues dans l'intervalle...

- elle peut être laissée à la charge de la personne transportée. L'entreprise acquitte alors l'abonnement annuel + les frais de gestion, hors pourboire (soit environ 3,50 €ht/course).
Cette solution est plus adaptée si vous avez une population ayant tendance à abuser. Vos salariés devront donc, dans un premier temps, acquitter eux-mêmes le prix de la course et sans doute réfléchiront-ils à deux fois. Quant aux courses justifiées, elles pourront toujours êtes passées en notes de frais.
Autre avantage : votre contrat vous permet d'obtenir rapidement et à moindre coût un taxi pour vos clients, tout en les laissant régler eux-mêmes la course.

Bien entendu, il est possible prendre ces deux types de contrats en parallèle.

Négocier des forfaits

Une contribution de Fabienne REMY

Vous avez souvent des visiteurs qui viennent par avion ou vos collaborateurs doivent souvent se rendre à l’aéroport.

Contactez une société de taxis (certaines ne travaillent qu’avec les entreprises) et demandez-leur s’ils peuvent vous proposer des forfaits sur certains trajets :

- Bureaux – aéroport
- Bureaux – hôtels avec lesquels vous avez passé des accords commerciaux ;
- Domicile (pour un collaborateur qui se déplace souvent)- aéroport ;
- Leur demander si le forfait est valable de jour comme de nuit, et le week end ;
- Vous pouvez également leur demander de vous accorder un temps d’attente de 10mn gratuites.

Autre avantage, vous pouvez conclure un contrat qui stipule une facture mensuelle pour tous les trajets pris en charge par votre société.

N’oubliez pas de demander à vos collègues voyageurs d’enregistrer le numéro de téléphone de la compagnie de taxis sur leur téléphone portable. Cela peut s’avérer très utile.
Prenez rendez-vous une fois par an avec votre interlocuteur pour renégocier les tarifs.
En général, la compagnie pourra vous faire bénéficier des tarifs négociés si vous devez vous déplacer à titre privé.

De la même façon, il est possible de négocier des tarifs privilégiés avec les taxis motos.
Ce mode de transport tend à se développer et est particulièrement adapté pour des déplacements très urgents.

 

Séjours à l'étranger : les formalités

Une contribution de Hélène PIC

AVANT DE PARTIR

Pour tout savoir avant de partir sur les documents d’identité à fournir, les vaccinations obligatoires, les législations locales, les monnaies utilisées, les informations douanières… : Ministère des Affaires Etrangères : www.diplomatie.gouv.fr/fr/

POIDS DES BAGAGES

La taille et le poids des bagages sont très réglementés :

- bagages de cabines : il est possible de garder avec soi un bagage à main. Le total de ses trois dimensions ne doit néanmoins ne pas dépasser 115 cm et son poids est généralement limité à 10kg.
- bagages de soute : la franchise (poids ou nombre de bagages emportés san régler de frais supplémentaires) varie selon les compagnies :
- sur les vols réguliers, en France et en Europe, courts, moyens et longs-courriers, le poids est de 20 à 25kg maximum pour la classe économique et de 30 à 40 kg pour la première classe ou certains abonnés.
- sur les vols réguliers à destination de l’Amérique du Nord, la franchise est déterminée par le nombre de bagages enregistrés. Le plus souvent, au-delà de deux bagages de soute, le passager doit s’acquitter d’une taxe forfaitaire supplémentaire.
- sur les vols charters, le poids est de 15kg sur les courts et moyens courriers et de 20 à 25 kg sur les longues distances.

Pour aller plus loin : Sites Internet des aéroports les plus importants

1. FRANCE

- Paris (Roissy-Charles de Gaulle) : www.adp.fr
- Paris (Orly) : www.adp.fr
- Bordeaux (Mérignac) : www.bordeaux.aeroport.fr
- Lyon (St Exupéry) : www.lyon.aeroport.fr
- Marseille (Marseille- Provence) : www.marseille.aeroport.fr
- Strasbourg : www.strasbourg.aeroport.fr
- Toulouse (Blagnac) : www.toulouse.aeroport.fr

Pour d’autres villes : www.nomdelaville.aeroport.fr

2. ESPACE EUROPEEN

- Euro-Aéroport Bâle/Mulhouse/Fribourg : www.euroairport.com
- Allemagne ( Berlin-Tegel) : www.berlin-airport.de
- Allemagne (Francfort) : www.frankfurt-airport.de
- Allemagne ( Munich) : www.munich-airport.de
- Autriche (Vienne) : www.viennaairport.com
- Belgique (Bruxelles) : www.brusselsairport.be/index.cfm?lang=fr
- Danemark (Copenhague) : www.cph.dk
- Espagne (Barcelone) : www.aena.es
- Espagne (Madrid-Barajas) : www.aena.es
- Grèce (Athènes) : www.aia.gr
- Finlande (Helsinki-Vantaa) : www.helsinki-vantaa.fi
- Irlande (Dublin) : www.dublin-airport.com
- Italie (Milan-Malpensa) : www.sea-aeroportimilano.it
- Italie (Rome – Leonardo da Vinci) : www.adr.it
- Norvège (Oslo) : www.osl.no
- Pays-Bas (Amsterdam-Schiphol) : www.schiphol.nl
- Royaume-Uni (Londres-Heathrow) : www.baa.co.uk
- Royaume-Uni (Edimbourg) : www.baa.com
- Royaume-Uni (Belfast) : www.belfastairport.com
- Russie : (Moscou – Chérémétievo) : www.sheremetyevo-airport.ru
- Russie (St Pétersbourg – Pulkovo) : www.pulkovo.ru
- Suède (Stockholm – Arlanda) : www.arlanda.com
- Suisse (Genève) : www.gva.ch/en
- Suisse (Zurich) : www.flughafen-zuerich.ch

 

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