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Astuces > Classement

13-Avr-2004

 


 

Les factures clients

Les mentions obligatoires

Au fil des années, les mentions obligatoires s'étoffent.
Pour être valable, une facture doit désormais comporter :

  • la désignation du fournisseur (nom commercial, coordonnées complètes, forme juridique, capital social, numéro de RCS, son numéro de TVA intracommautaire, y compris pour les prestations exécutées en France. Seules les factures d'un montant inférieur à 150 €ht peuvent omettre cette mention) ;
  • les coordonnées du client ;
  • la date de la facture et les modalités de règlement ;
  • le numéro de la facture ;
  • la désignation des produits ou services facturés, leur quantité et prix unitaire hors taxe, le montant total de la TVA pour chacun des taux appliqués ;
  • le détail des rabais ristournes et remises pour chaque article ;
  • d'une manière générale, toute référence à des textes en cas d'exonérations éventuelles (ex : "Exonération de TVA, avant 262 ter-1 du CGI").

Pour plus d'infos sur les mentions obligatoires : http://rfcomptable.grouperf.com/article/0298/ms/rfcompms0298fisfac01.html

La numérotation des factures

Toute facture doit obligatoirement être numérotée. Le numéro doit être chronologique, sans saut de numéro. Ainsi, une facture établie en septembre comportera obligatoirement un numéro supérieur à une facture établie en juillet.

J'ai travaillé durant 2 ans dans une entreprise où la comptable préparait les factures étaient dès la signature des devis et de manière anticipées, pour ne pas les oublier.
Ainsi, le lundi, elle préparait la facture n° 80 qui serait éditée en date du 31 décembre et le lendemain la facture n° 81 éditable en septembre ! De plus, certaines factures n'étaient jamais émises s'il advenait que le projet soit finalement annulé... Lors d'un contrôle fiscal, nous avons été gentiment rappelés à l'ordre.

Choisissez des numéros qui vous permettent de situer rapidement une facture dans le temps.

Ainsi, en agence de communication, nous avions choisi un numéro du type 04-12-181 où 04 correspondait aux deux derniers chiffres de l'année, 12 au mois de décembre, 181 au numéro d'ordre dans le mois, ce numéro débutant à zéro chaque mois.
Ce système nous permettait, en période de début de mois, de commencer la facturation sur le mois suivant, sans avoir totalement clos le mois précédent (on pouvait alors rajouter un ou deux numéros de factures !).

Le classement

Les factures clients étaient conservées en deux exemplaires en interne.
Tout d'abord dans un chrono centralisateur. Les factures étaient classées mensuellement grâce à des intercalaires et, à l'intérieur de chacun d'eux, par numéro d'ordre. Ce classeur constituait la référence en matière de factures clients au cas où un duplicata devait être envoyé au fournisseur.

Le second exemplaire, lui, permettait de suivre les règlements fournisseurs. Les factures non réglées étaient classées dans un chrono "En attente de règlement", par date d'échéance.

Une fois le paiement reçu, cet exemplaire était annoté (paiement par chèque n° xxx le xxx), on y agrafait une photocopie du chèque et le tout était classé dans un chrono, selon le même principe que le chrono principal.

Haut

 

Niveau

Pré-requis :

  • Aucun