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13-Avr-2004

 


 

Les bons de commande

Le rôle du bon de commande est primordial.
Il constitue une sorte de "contrat" vis-à-vis du fournisseur. En cas de contestation, ce dernier peut s'y référer.

En interne, le bon de commande permet à la comptabilité de planifier la trésorerie : on sait ainsi quelles factures ne sont pas encore parvenues et l'on a une estimation des dépenses engagées.

Il permet en outre de connaître l'émetteur du bon de commande. En effet, les factures sont rarement réglées à l'échéance sans transiter par les mains de la personne ayant passé la commande. Pourquoi ? Tout simplement parce que le donneur d'ordre est le seul qui soit en mesure de confirmer que la facture est correcte, que la marchandise ou le service a bien été effectué et ce, dans sa totalité. Le simple fait que le bon de commande existe ne garantit donc pas ce point ! Il faut donc toujours faire "valider" la facture avant sa mise en paiement.

Les mentions du bon de commande

Le bon de commande doit comporter toutes les coordonnées de votre société, y compris le n° de RCS, capital, forme juridique et numéro de TVA intracommunautaire.

Les bons de commande doivent être numérotés de façon à permettre un suivi rigoureux de la trésorerie : si les numéros de séquence ne se suivent pas, la comptabilité n'aura aucun moyen de repérer un bon de commande manquant et donc de planifier avec justesse ses provisions.

Le bon de commande comporte également le détail des prestations commandées (quantité, prix unitaire, montant total, taux de TVA) ainsi que les modalités de règlement.

Il doit être signé par des personnes habilitées et comporter le nom du demandeur.
Le mieux est de remettre une copie à votre fournisseur et une autre à votre service comptabilité (ou achats), de manière à ce qu'à son arrivée, la facture fournisseurs puisse être rapprochée du bon de commande.

La mention du nom du demandeur sur le bon de commande permet de transmettre la facture (ou mieux encore, une copie de cette dernière), au demandeur pour validation.

Suggestion

Si vos bons de commande sont réalisés sous Excel, c'est une bonne idée que de les coupler à la fonction Assistant Modèle : cela vous permet, à l'enregistrement de chaque bon de commande, d'incrémenter une base de données centralisées.

Nous avons appliqué ce système dans l'entreprise où je travaille actuellement (163 salariés) : chaque consultant remplit son bon de commande et l'enregistre. La base de données est sur un lecteur partagé pour permettre à tous d'y accéder. Tous les postes doivent être configurés pour accepter les macros. La compta peut ensuite accéder à la base de données pour contrôler les factures à recevoir.

Cette base reprend les infos suivantes :

  • date de la commande ;
  • no de la commande ;
  • nom du fournisseur ;
  • nom du dossier ;
  • mention "refacturable/non refacturable"
  • montant total hors taxes ;
  • nom du demandeur ;
  • nom du responsable signataire.

Pour ma part, j'ai décidé de conserver aux Achats (fonction que j'occupe aujourd'hui), l'original du bon de commande (le fournisseur ne recevant qu'une copie par fax). Chaque bon de commande est classé dans un chrono et rangé par ordre alphabétique. Pour un même fournisseur, le bon de commande le plus récent est placé au-dessus.