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13-Avr-2004

 

La gestion d'agenda
Les appels téléphoniques
La gestion des mails et du courrier

 

Prendre ses fonctions auprès de son patron

C'est votre premier job et l'angoisse des premiers jours vous étreint.
Voici quelques conseils pour gérer au mieux vos missions.

Tout d'abord, ne perdez jamais de vue que vous avez été recrutée parmi plusieurs candidates potentielles. C'est qu'assurément vous avez des qualités qui vous ont démarquée de vos concurrentes et que votre nouveau manager a plutôt un a priori favorable à votre égard : gardez-donc confiance en vous ! Je reçois de trop nombreux mails de débutantes qui s'angoissent à l'idée de prendre leurs fonctions et qui perdent ce "point de détail" de vue...

Une autre que vous a sans doute occupé ce poste avant que vous ne preniez vos fonctions : ce job n'a donc rien d'impossible ! De toutes façons, il vous faudra bien commencer un jour, alors autant y aller du bon pied.

La gestion d'agenda

Dès le début, une petite mise au point avec votre manager s'impose : plutôt que de prendre des rendez-vous dès 9h00 le matin, interrogez-le sur ses habitudes. L'un de mes managers ne recevait jamais avant 10h... lui poser d'emblée la question m'a évité d'avoir à décaler les premiers rendez-vous que je prenais ! Idem pour le début d'après-midi et les fins de soirée : faites-vous préciser les créneaux horaires à privilégier.

Ménagez toujours au minimum une demi-heure entre chaque rendez-vous et tenez compte du temps de trajet éventuel. Votre patron aura sans doute besoin de consulter à tête reposée un dossier avant son prochain rendez-vous ou de prendre une tasse de café pour se détendre d'une réunion particulièrement houleuse : laissez-lui le temps matériel de le faire !

S'il dispose d'un agenda électronique de type Outlook, proposez-lui de le mettre en partage. Rappelez-lui, si besoin est, qu'il dispose toujours de la faculté de cocher sous Outlook la case privé, de façon à garder confidentiels et consultables seulement par lui, certains rendez-vous (votre supérieur a aussi le droit à une vie privée...).

S'il dispose encore d'un agenda papier, proposez-lui de faire régulièrement, tous les matins, un point rapides sur ses rendez-vous de la semaine. Munissez-vous alors d'un crayon à papier pour recopier les infos sur votre propre agenda : il arrivera immanquablement que des rendez-vous soient annulés ou repoussés et la gomme se montre plus efficace que le Tippex !

Demandez-lui également s'il souhaite que vous l'interrompiez pour lui rappeler un rendez-vous au cas où une réunion s'éterniserait. Si la réponse est positive, ne l'avertissez jamais par téléphone : déplacez-vous. Si votre patron est en réunion dans une salle vitrée, fais-lui un signe discret, sinon frappez, patientez deux secondes et entrez dans la salle et glissez-lui quelques mots à l'oreille.

Si vous avez un message urgent à faire passer à l'un des interlocuteurs en réunion, notez-le sur un papier que vous pliez en deux et remettez-le discrètement au destinataire.

Noter un rendez-vous

Lorsque vous notez un rendez-vous, pensez toujours à préciser les coordonnées complètes de l'interlocuteur ainsi que le lieu de la réunion.

Si vous disposez de l'agenda Outlook de votre patron, pensez à noter toutes ces indications dans la zone Commentaires prévue à cet effet. C'est une bonne idée d'y insérer également des pièces jointes (il vous suffit de cliquer sur l'icône représentant un trombone puis de parcourir le disque dur). Préparez également un plan d'accès sur www.maporama.fr et de recopier ensuite le lien dans cette zone : ainsi votre patron n'aura plus qu'à cliquer dessus pour lire toutes les indications et imprimer le plan !

N'oubliez pas non plus de poser un rappel et de préciser dans le champ Disponibilité s'il s'agit d'un rendez-vous interne ou externe : cela permet, si les agendas de votre société sont partagés, de permettre à un autre interlocuteur de faire une proposition de rendez-vous, en tenant compte d'un temps de trajet de retour éventuel.