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Astuces > Classement

13-Avr-2004

 


 

Les factures fournisseurs

 

Cette méthode convient particulièrement pour les structures recevant un nombre restreint de factures (une centaine au plus par mois).

A leur arrivée, les factures sont centralisées dans un classeur à anneaux. Celui-ci contient des intercalaires mensuels inversés (le premier onglet correspond à décembre et le dernier à janvier : ainsi on n'a pas à faire pivoter toutes les pages pour atteindre les factures les plus récentes).

Les factures sont classées à l'intercalaire correspondant au mois d'émission : les factures datées de mars sont ainsi classées dans l'onglet Mars. A l'intérieur de l'intercalaire, les factures sont classées par ordre alphabétique. Si l'intercalaire contient deux factures d'un même fournisseur, les factures sont ensuite classées par numéro de factures fournisseur. Ainsi, en cas de réclamation par téléphone, il est plus aisé de retrouver la facture concernée.

Les factures étant payées à 60 jours fin de mois, il suffit chaque mois, de prendre l'intégralité des factures d'un intercalaire. Ainsi, en avril, on règle toutes les factures se trouvant dans l'onglet janvier.

Les règlements fournisseurs

Je dois l'avouer, l'un de mes boss était plutôt très à cheval sur la méthodologie des règlements fournisseurs.

Chaque facture payée devait comporter la mention "Payée par chèque n° xxx le" suivie de la date de paiement. La souche du chèque devait, elle, préciser le nom du fournisseur, le montant, la date ainsi que notre numéro d'enregistrement en comptabilité.

Les factures réglées étaient ensuite rangées dans des chronos annuels "Factures payées", par ordre alphabétique et par numéro de facture fournisseur.

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