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Bureautique > Autre > Culture informatique

25-Jan-2009

 

Créer et convertir des fichiers au format PDF

Une contribution de Stéphane N., dit "Bugstar"
Vers le site de Bugstar

 

Le PDF est un format élaboré par Adobe permettant de conserver l’intégralité d'une mise en page/forme d'un fichier afin qu’il puisse être lu sur différentes plate-formes, indépendamment du logiciel avec lequel il a été conçu. Il peut être lu à l'aide d'une simple "visionneuse", gratuite.
D’autre part ce format propose des options telles que la compression et permet de réduire l'accessibilité à certaines options du fichier par mot de passe.
Enfin, à l’aide d’une application adéquate, il est possible de créer, modifier un fichier PDF.

1. Créer un fichier PDF

Tout d’abord, il me paraît important de distinguer les 2 applications suivantes :

  • Adobe Acrobat Reader dont la principale fonction est de lire/afficher et imprimer un fichier au format PDF. Acrobat Reader est un logiciel gratuit, aux fonctions extrêmement limitées et téléchargeable à l'adresse www.adobe.com/fr/products/acrobat/readstep2.html ;

  • Adobe Acrobat, logiciel à part entière et payant de conception et de gestion de fichiers PDF.

Il existe fréquemment une confusion entre ces deux logiciels dans l'esprit du grand public. Encore une fois, seul le logiciel payant offre les possibilités les plus étendues.

Ceci précisé, commençons...

 

La conversion d’un fichier quelconque vers le format PDF est relativement simple et peut s'opérer selon plusieurs méthodes :

1. depuis une application (Word, OpenOffice, Excel, un logiciel de dessin...)
2. depuis internet
3. par le biais d'un scanner
4. par le biais d'un photocopieur relié en réseau et équipé d'une carte spécifique.

1. Créer un fichier PDF depuis une application

Avec OpenOffice

La commande Exporter au format PDFContrairement à MS Office, OpenOffice intègre en standard une fonction d’exportation vers le format PDF.

Elle est accessible depuis le menu Fichier, option Exporter au format PDF.
Après avoir choisi cette option et nommé votre fichier, choisissez la zone du document à sauvegarder (tout, plage, sélection) et le type de compression souhaité (écran, impression, presse).

avec Adobe Acrobat

Adobe Acrobat a été le premier logiciel à permettre de concevoir des fichiers au format PDF. Longtemps imité, rarement égalé, ce logiciel demeure encore aujourd'hui celui qui offre le plus grand nombre d'options :

- modification du texte ;
- insertion de liens hypertextes cliquables par l'utilisateur ;
- protection du texte rendant impossible les copier-coller ;
- fusion de plusieurs fichiers PDF ;
- insertion/suppression de pages ;
- ajout de notes ;
- ajout de champs de formulaires ;

De plus, ce logiciel ajoute dans vos applications bureautiques, une barre de menu permettant la conversion immédiate du fichier ouvert au format PDF.
Bien évidemment, vous pouvez au choix, soit utiliser cette icone, soit transiter par le menu Fichier, Impression.

Avec d'autres applications

Les pack Office n’intègrent pas de fonction de conversion vers le format PDF. Il est donc nécessaire d’utiliser un programme indépendant.

Il existe de multiples utilitaires gratuits :

Le panneau Imprimantes et télécopiesCette liste n’est pas exhaustive et tous ces logiciels reposent sur le même principe : la création d'une imprimante virtuelle.
L'illustration ci-dessous montre l'imprimante virtuelle créée après installation par le logiciel CutePDF Writer.
Chacun des programmes listés ci-dessus crée une icône spécifique dans le panneau Imprimantes et télécopies. Ces imprimantes sont dites "virtuelles" car elles ne sont pas rattachées à une imprimante "physique".

 

Afin de générer un fichier PDF, il suffit de sélectionner cette imprimante dans le menu Fichier, Imprimer de votre application (Word, Excel ou autre...).
Ensuite, dans la zone Imprimante, Nom, sélectionnez le nom de votre imprimante virtuelle :

Il ne vous reste alors plus qu'à "imprimer" votre fichier au format PDF.

NB : suivant le logiciel utilisé, il se peut que différentes options de compression vous soient proposées.
Elles ont pour objectif de réduire la taille du fichier créé.
Il faut souvent procéder à tâtons pour trouver le meilleur compromis entre poids et... qualité !

 

 

Les logiciels gratuits n'offent qu'un nombre très limité d’options.
Pour contourner ces limites, il est possible de coupler votre logiciel PDF à un autre freeware : GUIPDFTK.
Pour plus de détails sur ce logiciel, vous pouvez vous référer au didacticiel suivant : http://home.tele2.fr/cypione/tutoriel_guipdftk.pdf

 Autres logiciels gratuits :

  • PDF Split and Merge : permet fusionner plusieurs documents ou bien au contraire fractionner une présentation en plusieurs pages.

  • Pdftk FE : permet de fusionner, diviser, extraire, réparer, protéger.

Autre exemple PaperPort (environ 149 €) : la spécificité de ce logiciel réside dans l'organisation et l'archivage des fichiers générés.

 

2. Créer un fichier PDF sur internet

Certains sites proposent de transformer gratuitement vos fichiers en documents PDF. Ils sont cependant de plus en plus rares. Parmi ces derniers, citons :

www.pdfonline.com/

www.k2pdf.com/


3. Créer un fichier PDF avec votre scanner

Nombre de scanners proposent aujourd'hui en standard de convertir un document scanné directement au format PDF. Cependant la fourniture de cette option dépend de trop de paramètres (constructeur, prix du matériel...) pour que l'on puisse entrer ici dans le détail. Il est ainsi évident qu'un scanner d'entrée de gamme n'offrira pas les mêmes possibilités qu'un scanner haut de gamme. Nous vous invitons donc à vérifier votre documentation et les logiciels fournis sur votre CD-Rom d'installation.

 

4. Créer un fichier PDF depuis un photocopieur relié en réseau

Nombre de photocopieurs permettent aujourd'hui de convertir automatiquement des fichiers en format PDF. Deux conditions à cela : il faut que ces photocopieurs soient reliés au réseau et équipés de la fonction ad hoc car cette dernière n'est pas installée en standard.
Le surcoût de cette option pour un photocopieur en location sur une durée de 3 ans est de l'ordre de 100 € par trimestre.
Il est à noter que cette option ne génère aucun autre coût supplémentaire : les scans ne sont pas comptés comme des photocopies et ne sont donc pas facturés.

Principe de fonctionnement

Il n'est pas possible d'imprimer directement en PDF depuis votre poste de travail sur le photocopieur. Vous devrez donc imprimer votre document comme à l'accoutumée et le placer dans le chargeur du photocopieur pour le transformer en fichier PDF.
Sur un photocopieur de marque Canon, vous devrez sélectionner sur l'écran tactile du photocopieur l'onglet Envoi.
Ceci fait, vous devrez ensuite sélectionner une adresse email dans le carnet d'adresses ou la saisir manuellement à l'aide du stylet.
Sur la partie droite de l'écran tactile, vérifiez
Le fichier transformé est ensuite envoyé par mail à l'adresse de votre choix.


Astuce Top-Assistante : si ces photocopieurs permettent de saisir une adresse email externe, la saisie d'un petit mot d'accompagnement devient vite extrêmement contraignante. De plus l'adresse d'expédition sera une adresse générique du style "scan@masociete.fr". Cette adresse n'est pas modifiable par l'utilisateur.
Autant de raisons pour lesquelles, personnellement, je préfère m'expédier le fichier créé avant de le rediriger vers son destinataire final. J'y gagne non seulement en confort, mais aussi en temps.

 

2. Récupérer le contenu d'un fichier PDF dans une application

Il est important de déterminer le format dans lequel vous souhaitez reconvertir votre fichier PDF (la plupart du temps, Word). La procédure décrite ci-dessous peut ne pas fonctionner si votre fichier PDF d'origine a été obtenu par le biais d'un scan ou est protégé par un mot de passe contre les modifications.

Procédure avec PDF Converter (logiciel payant, de 49 € à 99 € suivant les versions)

Dans le menu Fichier, sélectionnez l'option Assistant PDF Converter.
En second lieu, sélectionnez le fichier à convertir (1), puis le type de document à obtenir (2) et nommez le fichier final (3).
Pour terminer, cliquez sur le bouton Convertir.
PDF Converter autorise la conversion de fichiers vers Word, Excel et WordPerfect.

Dans le même genre de logiciel, signalons SolidPdfConverter professional (environ $99 soit 78 €).
Attention ! Ce logiciel n'autorise la conversion que vers des fichiers Word (extensions .doc, .rtf...).

Procédure avec Adobe Acrobat

Dans le menu Fichier, sélectionnez l'option Enregistrer sous et sélectionnez le type de fichier souhaité.

Procédure avec Adobe Acrobat Reader

Bien que limitées, les fonctions d’Acrobat Reader permettent de récupérer du texte ou des images comme son grand frère Adobe Acrobat, mais à la condition que le document PDF d'origine ne soit pas issu pas d’un scan ou protégé par un mot de passe.

Pour cela :

  • cliquez sur le bouton Sélectionner ;
  • sélectionnez le texte que vous voulez récupérer ;
  • faites un copier (Ctrl C) ;
  • ouvrez l'application dans laquelle vous souhaitez récupérer votre texte ;
  • positionnez votre curseur à l'emplacement souhaité ;
  • faites un coller (Ctrl V).

Le principe est le même pour une image ou une photo, il suffit de cliquer sur le bouton «  instantanée » dans Acrobat Reader.

Procédure avec Easy PDF to Text Converter  

Easy PDF to Text Converter ( www.pdf-to-html-word.com/download.htm) est un utilitaire gratuit qui permet de convertir un fichier PDF au format texte. Je l’ai testé à plusieurs reprises et n’ai pas trouvé le résultat concluant : les fichiers générés sont peu exploitables à l’état brut. Il est donc nécessaire de les remettre en forme. Easy PDF to Text Converter offre pour avantage d’éviter le copier/coller, long et fastidieux.

Procédure avec un photocopieur relié au réseau

Outre l'option de scan fort intéressante, les photocopieurs reliés en réseau disposent souvent d'un logiciel fourni sur CD-Rom et qui permet de récupérer le texte de n'importe quel document papier dans une application Word.
La fourniture de ce logiciel est souvent passée sous silence, aussi soyez vigilante et pensez à parcourir l'intégralité des CD fournis.
C'est le cas notamment avec les photocopieurs de marque Canon et le logiciel ScanGear dont nous allons expliquer ici le principe de fonction, quelque peu... contraignant !

  • Après avoir installé le logiciel et l'avoir lancé, placez les documents à récupérer dans le chargeur du photocopieur.
  • Regagnez votre poste de travail.
  • Lancez votre application
  • Sélectionnez le photocopieur désiré parmi la liste de ceux déjà installés
  • Cliquez sur le bouton Scan

L'application se lance et le fichier est directement converti au format Doc.

Beaucoup de déplacements, certes, mais qui vous permettront peut-être d'avoir à ressaisir une vingtaine de pages...
Cela dit, le logiciel fourni est loin d'être optimisé : la mise en page ne sera pas conservée et la reconnaissance n'est vraiment optimale qu'avec des documents "propres" et bénéficiant d'une police suffisamment lisible.

 

3. Les visionneuses PDF

Nous l'avons dit tout au début de ce didacticiel, l'intérêt d'un document au format PDF est de pouvoir être lu avec une simple visionneuse gratuite, telle Acrobat Reader, la plus connue d'entre elles.

Mais il existe un palliatif à Acrobat Reader, un peu plus rapide : Foxit PDF reader www.foxitsoftware.com/pdf/rd_intro.php