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Bureautique > Excel - Word - PowerPoint

27-Jan-2004

 

 

Partager un classeur

On entend évoquer de plus en plus autour de soi la notion de "travail collaboratif". Mettre en commun des documents s'avère, certes aujourd'hui incontournable. Encore faut-il veiller à ce que chacun n'accède qu'aux fichiers qui lui sont destinés.

Excel offre plusieurs niveaux de partage :

  • un partage pur et simple : votre document Excel est accessible à tous, sans conditions ;
  • un partage avec protection par mot de passe : seules les personnes habilitées peuvent accéder au fichier Excel si elles disposent du mot de passe ad hoc.

Partage vs fichier Excel en libre accès

En tout premier, rappelons ce qui distingue un "partage" d'un classeur traditionnel mis à la libre disposition de chacun.

Un fichier Excel lambda, accessible à tous, ne peut être modifié que par un seul et unique utilisateur à la fois. Si une autre personne tente d'y accéder alors que le fichier est ouvert par un autre utilisateur, un message apparaît indiquant que le fichier n'est disponible qu'en lecture.
Le second utilisateur ne pourra donc opérer de modification sur le fichier tant que le premier utilisateur n'aura pas refermé le fichier.

Dans le cadre d'un partage au contraire, plusieurs utilisateurs peuvent renseigner un même fichier, même s'il est déjà consulté par d'autres.

Quelques exemples d'application

On peut s'interroger sur l'utilité de permettre à plusieurs utilisateurs de modifier en même temps, une feuille de calcul. Pourtant ces cas sont nombreux et en voici quelques exemples :

  • création d'un fichier cartes de visite où chaque salarié indique les éléments à faire figurer sur sa carte ;
  • création d'un fichier d'inscription interne à des formations ;
  • création d'un fichier partagé entre plusieurs services pour le suivi d'un projet (nous l'utilisons, par exemple, pour partager entre les services RH, informatique et services généraux des informations concernant les départs et les arrivées des salariés. Chaque service peut ainsi s'assurer, en temps réel de l'avancement, des différentes étapes) ;
  • partage de tableaux de bord (avec protection) ou d'activité ;
  • création d'un planning vacances. S'il n'était pas partagé, chaque utilisateur devrait attendre que le premier connecté ait refermé le fichier...

Mode opératoire

En tout premier lieu, il convient de placer votre fichier Excel à partager dans un répertoire bien évidemment accessible à tous (ou à un nombre limité et identifié d'utilisateurs).

Ouvrez ensuite votre fichier Excel puis :

  • version 2003 : activez le menu Outils, Partager le classeur (pour un simple partage sans protection) ou Outils, Protection, Protéger et partager le classeur pour partager votre classeur tout en limitant les accès ;
  • version 2007 : activez le ruban Révision et cliquez au choix sur Partager le classeur (pour un simple partage sans protection) ou Protéger et partager le classeur pour partager votre classeur tout en limitant les accès à votre fichier.

  • dans le cas d'une protection, il vous est demandé de saisir un mot de passe qui sera demandé à l'utilisateur et Excel procède automatiquement à l'enregistrement de votre fichier sans plus de formalité. ;
  • dans le cas d'un simple partage, Excel affiche une boîte de dialogue. Pour partager votre fichier, cochez bien la case Permettre une modification multi-ulisateur. Ceci permet également de fusionner des classeurs (cf. illustration ci-contre).

Les options avancées de partage

Bizarrement, Excel n'offre spontanément la possibilité d'accéder au partage avancé que dans le cadre d'un simple partage, sans protection.
Pour celles qui auraient donc opté pour une protection + un partage, cliquez sur Outils, Partager le classeur (ou Révision, Partager le classeur) afin d'obtenir la fenêtre ci-contre.

Cliquez ensuite sur l'onglet Avancé.


Cette boîte de dialogue offre un certain nombre d'options très intéressantes.

  • Suivi des modifications : il est préférable de sélectionner la première option, Survenues au cours des xx derniers jours. Si vous optez pour Ne pas conserver l'historique, vous ne serez pas en mesure de savoir qui a accéder à votre fichier et à quelle date, ni voir les modifications apportées aux cellules.
  • Mise à jour des modifications. Préféfez l'option Automatiquement toutes les xxx minutes et Afficher uniquement les modifcations des autres utilisateurs. Ainsi, si vous conservez le fichier ouvert sur votre poste de travail et qu'une modification y est apportée par un autre utilisateur, votre écran sera automatiquement raffaîchit. Si vous optez pour la première option (Lors de l'enregistrement du fichier), les modifcations ne seront visibles qu'après la sauvegarde par vos soins du fichier.
    Dès lors, à la cadence définie par vos soins, votre fichier Excel mettra en évidence, à l'aide d'encadrés de couleur, les modifications apportées par les autres utilisateurs. En positionnant votre curseur sur les cellules concernées, vous serez -pour peu que le poste de l'utilisateur ait été correctement paramétré sous Word (Outils, Options, Utilisateur), le nom de la personne ayant modifié le fichier, la date et l'heure de cette dernière.

    Pour une activation manuelle des modifications, dans le menu Outils, Suivi des modifications, sélectionnez Afficher les modifications.

    Vous êtes libre ou non d'accepter ou refuser chaque modification (Outils, Suivi des modifications, Accepter ou refuser les modifications). Renseignez la boîte de dialogue qui apparaît et validez chaque modification, une à une.

    Lorsque 2 utilisateurs tentent de modifier la même cellule, un message apparaît signalant un conflit. Là aussi, vous disposez de deux options : conserver votre modification, accepter celle de l'utilisateur précédent.

Pour rompre un partage, activez le menu Outils, Partager le classeur, et décochez la case Permettre une modification multi-ulisateur.

 

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