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Bureautique > Access


 

 

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Exercice

Créer sa première base de données

Pour ce premier didacticiel, nous allons apprendre à concevoir une base de données de manière à ce qu'elle soit d'ores et déjà opérationnelle. C'est donc une leçon particulièrement longue que vous allez affronter.

Introduction
Votre première table - 1/2
Votre première table - 2/2
La table Societe
La table Interlocuteurs
Créer une liste déroulante
Relier des tables : définition et insertion d'un champ commun
Définir une relation entre deux tables
Créer un masque de saisie : le formulaire


à
  

Améliorer la présentation de son formulaire

Lors de notre première leçon, nous avons appris à réaliser notre premier formulaire. Certes, il était opérationnel, mais vous conviendrez aisément qu'il péchait par nombre de points. Nous allons donc apprendre à en améliorer l'ergonomie.

Préambule
Distinguer étiquettes et champs
Déplacer et mettre en forme des champs
Les propriétés : format
Les propriétés : données
Les propriétés : Evénement
Le sous-formulaire
Interlocuteurs

Récapitulatif des notions acquises


à
 

Les requêtes (filtrer les informations)

Les requêtes sont fondamentales pour la gestion d'une base de données. Ce sont elles qui permettent de filtrer les données. Leur maîtrise est donc impérative. Les filtres sont souvent associés aux formulaires et aux états et il existe différents types de requêtes que nous aborderons progressivement :

  • le filtrage par formulaire : cette option est certainement la plus simple. Elle vous permet de sélectionner, dans un formulaire, les enregistrements répondant à certains critères. Il ne s'agit pas à proprement parler de requête mais plutôt d'un filtrage.

  • les requêtes sélection simples : les requête Sélection permettent de filtrer les données. Par exemple, afficher le listing des produits vendus lors du dernier trimestre de l'année en cours.

  • les requêtes sélection simples paramétrées : il s'agit encore de requête Sélection. Mais cette fois-ci, ces requêtes permettent d'interagir avec l'utilisateur en lui demandant de saisir les critères de sélection (par exemple des fourchettes de date, un nom de client...).

  • création d'un formulaire de recherche avec liste déroulante. Dans le cas d'une recherche portant sur un nom de société ou le nom d'un interlocuteur, il est plus simple de permettre à l'utilisateur de choisir son nom dans une liste déroulante. Bien sûr, Access autorise ce genre de manipulation : en l'occurrence, il faut créer un formulaire et lui associer un peu de code...

  • synchroniser deux zones de liste. Contribution adressée par Geneviève Simard du Canada. En l'occurrence, lorsque l'utilisateur sélectionne dans une première zone de liste le nom d'un individu, le nom de ses enfants apparaît automatiquement dans une seconde zone de liste.

  • la requête Création de table ou comment récupérer le contenu de deux tables de façon à n'en faire plus qu'une et à l'exporter au format Excel. Pratique, par exemple, si vous disposez d'une table Contacts avec une table Sociétés et une table Interlocuteurs.

  • la requête Mise à jour. Chaque année, voire plusieurs fois en cours d'année, les prix des services ou produits de votre entreprise fluctuent.
    Il convient alors de mettre à jour vos grilles tarifaires.
    Fort heureusement Access dispose d'une fonction spécifique pour ce faire : la requête Mise à jour, très simple d'emploi.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Créer un état (créer des "listings")

Sur Access, rien n'est simple : nous avons vu que le coeur d'une base Access était constitué de tables qui regroupent l'intégralité des données.
Au cours de la leçon suivante, nous avons appris à réaliser un formulaire pour faciliter la saisie des informations.
Sur le même principe, nous allons à présent concevoir un état simple (dans un premier temps !) pour éditer l'intégralité de notre carnet d'adresses.

   

Importer un fichier Excel

Vous disposez d'ores et déjà d'un fichier d'adresses sur Excel et souhaitez récupérer vos infos sous Access sans devoir tout ressaisir ? Cela est tout à fait possible, nécessite moins de 5 mn et demeure à la portée de tous !

   

Access 2007 : activer les macros par défaut

   

Récupérer des informations Access dans un document Word

Si Access excelle dans la gestion des informations, il pèche dans la leur restitution. Ainsi, s'il est aisé d'établir des listings, il est impossible d'élaborer une lettre incorporant, dans le corps de cette dernière, des éléments variables.

L'objectif de ce didacticiel est de vous montrer, comment, en cliquant sur un simple bouton, transférer automatiquement les informations contenues sur une fiche contact (nom du contact, coordonnées...) dans un entête de fax ou une lettre.

   

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