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13-Fév-2004


 

Petit rappel : je reçois parfois des mails de lecteurs me signalant ne pas trouver telle ou telle fonction dans leur version Outlook. Précisons tout de suite que les astuces ci-dessous sont destinées au logiciel Outlook (gestion de mails, de rendez-vous, de carnets d'adresses...) et non Outlook Express (gestion de mails uniquement).

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Exercice

Outlook 2007 : personnalisez votre interface

L'interface d'Outlook 2007 est une véritable réussite : tous les modules offerts par cette application (messagerie, gestion de contacts, notes, tâches, rendez-vous), tout, absolument tout est à portée de clic. Il en résulte en contrepartie une interface riche qu'il convient d'apprendre à maîtriser pour en appréhender toute la puissance et les secrets.
C'est ce que vous invite à découvir ce didacticiel.

   

Outlook 2007 : fixer une réunion à l'aide du planificateur

Plus le nombre de participants est élevé, plus délicate sera l’opération qui consiste à trouver une heure convenant à chacun. A priori car dans les faits, Outlook va considérablement nous simplifier la tâche !! Démonstration…

   

Superposer 2 agendas ou plus

Paradoxalement, il n’est pas toujours aisé, lorsque l’on visualise plusieurs agendas de front, de s’y retrouver dans la ligne de temps et de déterminer les disponibilités des uns et des autres.
Outlook propose une solution à ce problème : superposer 2 agendas ou plus !.

   

Pêle-mêle

Les différents types de copie : CC et CCI ou comment éviter de divulguer les adresses de ses correspondants dans des listes de diffusion. Une astuce pour réduire le spam - Pourquoi se créer une adresse email gratuite. Ne pas télécharger les mails au-dessus d'un certain poids.

   

Créer une liste de distribution et

Il vous arrive sans doute de devoir envoyer des mails et des documents sur un groupe d'adresses toujours identiques, par exemple pour un comité de direction. A chaque fois, vous sélectionnez vos correspondants dans votre carnet d'adresses.
Mais pourquoi ne pas mémoriser cette liste ?

   

Insérer une image dans un mail et

Vous savez probablement joindre une image à un mail, mais savez-vous qu'il est possible de l'incorporer dans le corps de ce dernier ? Peu connue, cette manipulation n'est guère plus compliquée que la précédente !

 
  

Rappeler un message envoyé par inadvertance

Une contribution de Bugstar

Dans la hâte, vous venez d'envoyer un message à un correspondant qui n'aurait jamais, mais alors jamais dû prendre connaissance de ce message. Comment éviter la gaffe du siècle ? Simplement à l'aide de la commande Rappeler ce message...

   

Paramétrer l'affichage des mails

Outlook vous permet d'affiner l'affichage de vos mails afin de vous y retrouver plus aisément. Je vous propose un tour d'horizon des possibilités offertes et d'adapter votre messagerie à vos besoins.


à

 
  

Utiliser la fonction "suivi" avec les mails

Vous recevez un mail important auquel vous souhaitez répondre mais n'avez pas le temps de le gérer dans l'immédiat. Comment ne pas l'oublier, dans la multitude de messages que vous recevez quotidiennement ? La fonction "suivi" est là pour ça...

  
  

Votre signature automatisée

Lasse de devoir toujours retaper votre signature ? Outlook propose une fonction spéciale, qui vous permet d'enregistrer autant de signatures que vous le souhaitez...

Cerise sur le gâteau : apprenez à insérer votre logo ou une image dans votre signature automatique !

 

 

 

Imprimer des pièces jointes en rafale

Lasse d'imprimer vos pièces jointes une à une ? Cela tombe bien car Outlook propose une solution rapide et simple pour tout imprimer en rafale !

   

Partager des éléments Outlook avec son manager

Apprenez à votre manager comment partager son calendrier, sa boîte mails ou tout autre élément Outlook et ouvrez-les depuis votre poste de travail.

   

Crer un dossier de recherche

Le menu Dossiers de recherche permet de créer des dossiers afin de personnaliser l’affichage de vos mails. Ainsi, vous pouvez regrouper, très simplement, tous vos mails non lus, ceux contenant des pièces jointes, etc…
Une contribution de Bugstar

   

Insérer un second fuseau horaire

Le saviez-vous ? Outlook permet d'afficher deux fuseaux horaires sur votre calendrier. Pratique si votre directeur voyage souvent à l'étranger... Plus de risque ainsi de le déranger à des heures incongrues !

   

Créer un nouveau calendrier

Pourquoi créer un nouveau calendrier ? Parmi les utilisations que l'on peut en faire, voici une suggestion : créer un calendrier pour gérer les congés et absences de vos salariés ! Associé à un affichage linéaire, vous obtenez un véritable outil de planification...

  
  

Repérer des mails à l'aide de couleurs

Tout comme la majorité d'entre nous, vous recevez des mails de nombreux correspondants internes et externes. Vous avez parfois du mal à faire le tri rapidement. L'une des solutions peut consister à repérer en rouge (ou une autre couleur), les mails venant, par exemple, de votre manager.

Repérer ses mails à l'aide des catégories (Outlook 2007)

Le repérage par codes couleurs ne vous suffit pas ? Complétez-le à l'aide des Catégories.

 

 

 

 

 
  

Envoyer un mail en recommandé

Nous utilisons tous, à titre professionnel ou privé, la messagerie et les courriels se substituent de plus en plus au "courrier traditionnel". Mais, il est parfois bien utile de savoir si votre destinataire a reçu votre envoi. La solution la plus courante aujourd'hui est de paramétrer les options de votre logiciel de messagerie afin que vos messages soient assortis "d'une confirmation de lecture".

   

Trier ses messages sur deux colonnes

Sans doute savez-vous trier vos messages selon un critère, par exemple, la date de réception d'un message.

Mais comment procéder lorsque l'on souhaite trier simultanément sur deux colonnes ?

C'est l'astuce que nous propose de découvrir Josiane Klein.

   

Gérer les propositions d'adresses automatiques

Outlook vous simplifie la vie en vous suggérant, lorsque vous saisissez des caractères dans le A, CC ou CCI, une liste d'adresses.
Mais comment supprimer celles, superflues, qui encombrent le système ?

   

Suivre aisément le fil d'un échange de mails - version 2007

Outlook 2007 inclut une nouvelle fonction, invisible au premier regard, et qui permet de prendre facilement connaissance d'un échange de messages au sein d'un même email.

   

Réactiver les liens dans les messages / changer le navigateur par défaut

Parfois, il arrive que les liens figurant dans des messages emails soient désactivés, sans que l'on sache trop bien pourquoi. Avant que de réinstaller votre logiciel de messagerie, mettez en oeuvre l'une des solutions proposées.

   

Afficher un plan d'accès à partir des contacts d’Outlook

Une contribution de Bugstar

Joindre un plan d'accès sur une fiche Contact. Un petit "plus" qui rendra service à vos managers...

   

Sauvegardez vos mails au format texte

Grâce à cette méthode, vous archiverez vos mails comme simples fichiers texte. Vous pouvez ainsi réunir tous les messages concernant un projet dans un seul fichier texte. Une contribution de Josiane Klein.

   

Créer un papier à lettre personnalisé

Vous avez sûrement déjà utilisé l'un des papiers à entête fournis en standard avec Outlook. Pour ma part, j'ai opté pour un papier plus personnel et qui reprend le visuel de ce site. Beaucoup d'effet pour un minimum de travail.

  
  

Les messages types et Formulaires

Le savez-vous ? Avec Outlook, vous pouvez créer vos propres "formulaires", autrement dit, des messages type prêts à l'emploi. Suivez le guide...

Sous-thèmes :

Voir aussi :

  
  

Afficher un calendrier sous forme de planning

Ce type d'affichage est idéal pour visualiser par exemple, tous les salariés en congés ou absents à une période donnée.

  
  

Récupérer les données Outlook (carnet d'adresses, agenda, mails)

Vous changez de poste de travail et souhaitez récupérer les données enregistrées sous Outlook. Voici une des nombreuses possibilités qui s'offrent à vous.

   

Le gestionnaire d'absence du bureau

Vous partez en vacances durant 2 semaines ou plus et ne voulez pas donner l'impression à vos correspondants de les laisser à l'abandon. Le gestionnaire d'absences est une fonction qui permet à vos correspondants de recevoir une réponse automatique les informant, par exemple, de votre date de retour.

   

Mettez en relief vos rendez-vous importants grâce à la mise en forme conditionnelle

L'agenda d'Outlook est un outil incontournable et vous l'utilisez très probablement pour gérer les plannings de vos managers.
Les rendez-vous s'accumulent et il devient difficile de s'y retrouver.
Pour vous y retrouver un peu mieux, sans doute utilisez-vous les codes couleurs.

Imaginez que vous souhaitez mettre en évidence automatiquement, grâce à l'une des couleurs disponibles, tous les rendez-vous dont l'un des participants se trouve être le big boss de votre entreprise, Michel Dupont.

C'est tout l'objet de ce didacticiel...

   

Visualiser les derniers contacts saisis (contacts partagés)

Question posée par une internaute : "Je partage un carnet d'adresses avec mon patron. Existe-t'il une astuce pour visualiser les derniers contacts ajoutés ?" La réponse à cette question passe par les affichages personnalisés que nous avons déjà étudiés.

   

Personnaliser les fiches Contacts

Question forum : J'aimerais "personnaliser" les fiches contacts de mon carnet d'adresses outlook en ajoutant un champ "fonction dans le Bureau du C.A." ainsi qu'une liste déroulante contenant le genre de mon interlocuteur. Comment procéder ? Réponse dans le didacticiel...

   

 

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