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29-aoû-07

 

 

Mindjet MindManager Pro 6.00

Télécharger la version d'évaluation :

MindManager Pro, logiciel édité par Mindjet est un logiciel atypique n'entrant dans aucune des catégories que nous connaissons. Mindjet MindManager Pro est un logiciel intelligent et qui trouvera aisément sa place dans des services communication, marketing ou administratifs.

S'il peut être, sans souci, utilisé pour concevoir des organigrammes extrêmement complexes, Mindjet MindManager Pro va bien au-delà de ces tâches basiques. A la fois outil de mapping et de gestion de projets, Mindjet MindManager Pro est un logiciel hybride, extraordinaire, bénéficiant d'une parfaite intégration avec les outils Microsoft. Le tout à un prix tout à fait raisonnable au vu des fonctions proposées : $229 pour la version standard, $349 pour la version Pro contre le double pour son concurrent, MS Project.

Des applications multiples

Mindjet MindManager Pro permet de répondre à de nombreuses problématiques :

- suivi et organisation de colloques, évéments, réunion ;
- suivi et organisation de plans de communication ;
- suivi et organisation de plans stratégiques ;
- description de processus organisationnels (charger exemple au format PDF) ;
- suivi et organisation de transferts de sièges sociaux...

Ces utilisations ne sont pas exhaustives, loin de là. Il suffit, pour s'en convaincre, de jeter un oeil du côté du site de l'éditeur.

 

L'interface : une approche intuitive

L'interface Mindjet MindManager est si intuitive qu'elle ne nécessite aucune formation préalable. A terme néanmoins, celle-ci s'imposera pour celles et ceux désireux de tirer les possibilités de ce logiciel.

Au commencement, l'utilisateur démarre avec un Sujet central auquel seront raccrochés d'autres Sujets.
Pour ce faire, il suffit simplement de double cliquer sur n'importe quel emplacement de la zone de travail pour ajouter un sujet.
Une fois les paramètres de ce dernier saisis, il suffit ensuite de supperposer le pavé créé au sujet central (ou à un autre pavé) pour établir les liaisons.

 

Des modes d'affichage multiples

Mindjet MindManager Pro vous propose de présenter vos idées ou projets sous forme graphique. Néanmoins, un simple clic de souris suffit pour passer du mode graphique (appelé Map) au mode Plan, plus synthétique (cf. animation ci-dessous).

Plus intéressant, à mon sens, le mode Présentation qui permet à un orateur de présenter l'architecture d'un projet de manière progressive et animée (comme sous PowerPoint) : dans un premier temps, seules les informations de niveau principal sont présentes à l'écran.
Un clic sur le bouton Suivant permet de dérouler, au fur et à mesure des explications, l'arborescence du projet (cf animation ci-dessous - vitesse accélérée), les autres points étant estompés.

Voir une Map au format PDF.
Voir une la même Map en mode Plan (format PDF).

 

Des fonctionnalités avancées

Des logiciels de gestion de projets, Mindjet MindManager Pro a conservé certaines caractéristiques :

Intégration des dates de début/fin et durée du projet  

Il est possible de filtrer les tâches en fonction de leur date de début (aujourd'hui, demain, cette semaine, dans les deux semaine...) et/ou de fin. Ceci permet une vision plus synthétique du projet ;

Ces dates et durées peuvent être exportées, d'un simple clic, vers Outlook.

Ressources  

Chaque tâche peut être affectée à une personne ou une équipe.

Grâce au système de filtre, il est ensuite aisé de visualiser les tâches affectées à chacun.

On passe ainsi d'une vision globale du projet à une vision par équipe, idéale pour faire des points intermédiaires en petits comités.

Etat d'avancement du projet  

Grâce aux icones, vous visualisez immédiatement l'avancement de chacune de vos tâches.

Mieux encore, il est possible d'affecter un rappel à une ou plusieurs tâches : peu importe que Mindjet MindManager Pro ne soit pas ouvert, une icone apparaît dans votre barre des tâches à l'heure programmée !

 

Mais Mindjet MindManager Pro offre bien d'autres avantages.
Ainsi, il dispose d'une bibliothèque d'icones permettant de rendre votre projet encore plus visuel (cf. illustration ci-contre).
Vous pouvez également poser des signets pour repérer plus aisément certaines tâches : le bouton droit de la souris vous permet de naviguer aisément d'un signet l'autre.
Bien évidemment, chaque élement de la map est personnalisable : fond, typos, couleurs, types de lignes, schéma de l'arborescence complète ou d'une branche de cette dernière...



Contact OutlookMais le réel atout de ce logiciel réside dans sa parfaite intégration des outils Microsoft.
A l'installation, Mindjet MindManager Pro ajoute à vos logiciels Microsoft, une barre d'outils spécifique.
Ainsi, pour lier un contact Outlook à une de vos tâches, sous Outlook ouvrez la fiche du contact désiré et cliquez sur l'icone Exporter les éléments sélectionnés vers Mindjet Mindjet MindManager . Un clic de souris sous Mindjet MindManager Pro suffit ensuite pour ouvrir l'élément Outlook et le mettre à jour. Bien évidemment, toutes les modifications seront répercutées à votre projet Mindjet MindManager Pro .

De la même manière, on peut récupérer tout aussi simplement un texte Word : il suffit de sélectionner la portion de texte souhaitée et de cliquer sur l'icone Exporter les éléments sélectionnés vers Mindjet Mindjet MindManager .

Mindjet MindManager Pro vous permet d'associer à chaque élément :

  • des pièces jointes. Par exemple, vous pouvez annexer un fichier d'adresses pour l'envoi d'invitations, des comptes-rendus de réunion, un cahier des charges... tous les formats de fichiers étant acceptés. Ceci fait de Mindjet MindManager Pro la "bible" de votre projet. De plus, bien évidemment, un double clic vous permet d'ouvrir votre fichier joint à l'aide de l'application correspondante.
  • des liens hypertextes, selon le même principe que celui décrit ci-dessus.
  • des notes. Par exemple, on peut imaginer une séance de réflexion durant laquelle les participants déterminent le contenu du dossier de presse : l'orateur associe alors une note à cette tâche et chacun peut ensuite, à tout moment, prendre connaissance de ce qui a été décidé. Une fois le dossier de presse finalisé, il pourra être annexé en pièce jointe à la tâche concernée.

Mindjet MindManager Pro vous permet, à l'issue de votre projet, d'archiver l'intégralité de votre dossier de travail (map et fichiers joints) en un dossier unique, au format Zip ou Exe (Fichiers, Exporter, Rassembler et archiver).

 

Le partage des informations

Dans un projet incluant plusieurs intervenants, il est essentiel de pouvoir partager l'information en temps réel.
Et sur ce point, Mindjet MindManager Pro frappe très fort.

Il est ainsi possible :

  • d'envoyer une map par courrier électronique et d'en prendre connaissance grâce à un viewer disponible gratuitement sur internet ;

  • d'exporter l'ensemble des tâches (avec dates début, date de fin, état d'avancement) vers Outlook, à charge ensuite au responsable de projet d'assigner, s'il le souhaite, chacune des tâches ;

Transfert des tâches sous outllook et assignation

  • d'exporter votre map sous MS Project (non testé) ;

  • de sauvegarder votre projet au format PDF (en mode Map ou Plan), avec possibilité de mot de passe ;

  • d'exporter vos informations sous PowerPoint pour finaliser une présentation en quelques secondes (cf. exemple obtenu en un clic ) ;

  • d'exporter votre projet au format Word (en y associant même votre feuille de style préférée !) ;

  • d'exporter le projet en tant que page Web. C'est de loin l'option la plus intéressante pour le partage des informations puisque là aussi, les pièces jointes restent accessibles à tous les participants.
    Aucune compétence particulière n'est requise.
    Il suffit ensuite de partager le répertoire créé pour que chaque membre puisse y accéder.
    Le responsable projet peut ainsi actualiser en temps réel l'avancement de chaque tâche.

Voici quelques exemples de pages instantannées :

  • Présentation OnePage (tous les éléments sont disposés à la suite) ;

  • Présentation Page Dynamique (navigation à partir de la map).

A noter : ces présentations ne sont pas exhaustives, Mindjet MindManager Pro proposant d'autres dispositions.

     

Conseil Top Assistante : utilisez le format Page web pour concevoir un module de travail accessible à tous et utilisez les format d'export Word ou PDF pour adresser à chacun des membres de l'équipe, des informations filtrées sur leur nom.

Enfin, pour terminer sur ce sujet, je vous propose de découvrir une application type réalisable avec Mindjet MindManager Pro : la préparation du déménagement d'un siège social :

Bien qu'embryonnaire, vous pouvez noter les points suivants :

  • la possibilité de juxtaposer une map (architecture du déménagement) avec des informations complémentaires (départements concernés, prestataires externes, relations immeubles) ;
  • la possibilité d'associer chaque tâche visuellement à une personne/équipe par le biais de l'affectation d'une couleur de fond.

Pour celles qui souhaiteraient visualiser cette map grandeur nature, grâce à la visionneuse, cliquez ici.

 

Conclusion

Mindjet MindManager Pro est un logiciel intuitif dont on ne perçoit les limites qu'à force d'utilisation. C'est pourquoi je vous invite à télécharger la version d'évaluation valable 21 jours.