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© Nadège Guilbert
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Imprimer la page Bureautique > Outlook
27-Mai-2012

 

 

 

 

 

Fixer une réunion : fixer une réunion à l'aide du planificateur

Pour créer une réunion, double-cliquez sur un emplacement libre de l’agenda.
En tout premier lieu, choisissez les participants à la réunion en cliquant sur le bouton Inviter les participants.

Une fois les participants sélectionnés, renseignez avec beaucoup de soin les autres champs de la boîte de dialogue.

  • Objet : cette zone est primordiale et doit être libellée avec soin. En effet, le texte saisi ici apparaîtra sur votre agenda.
  • Emplacement : prenez l’habitude de renseigner ce champ. Cela vous évitera de recevoir des coups de téléphone la veille de la réunion ! Soyez précis dans vos indications : « Salle Athéna—2e étage droite » est préférable à « Salle Athéna », une adresse complète à une simple indication de lieu.

Une fois ces paramètres saisis, reste à trouver le bon créneau horaire. Plus le nombre de participants est élevé, plus délicate sera l’opération qui consiste à trouver une heure convenant à chacun. A priori car dans les faits, Outlook va considérablement nous simplifier la tâche !! Démonstration…

Cliquez sur l’icône Planification.

Cette action affiche une nouvelle fenêtre similaire à celle reproduite sur la page de droite.

En zone (1) figure la liste des participants. Le nom de chacun est précédé d’une icône indiquant leur type de participation.

Vous pouvez, à tout moment, modifier ce paramètre en cliquant sur l’icône de couleur et en sélectionnant un autre type de participation dans la liste déroulante. Cette précision est importante, car, suivant la façon dont votre poste de travail est configuré (cf. page de droite), Outlook cherchera soit le premier créneau horaire commun à tous les participants en incluant les participants facultatifs, soit le premier horaire commun disponible pour les seuls participants obligatoires.

En (2) figure le planning d’occupation de chacun des participants. Des barres colorées indiquent les plages horaires non disponibles. Les couleurs varient en fonction du type de rendez-vous : vous trouverez la légende correspondant à ces codes couleur tout en bas et à gauche de la fenêtre.

Pour trouver un créneau horaire, saisissez simplement un horaire de début et une durée (Heure de fin) en zone (3). Ne vous préoccupez à ce stade d’aucun autre détail et cliquez sur le bouton Sélection automatique suivante (4).

Outlook vous propose automatiquement le premier créneau libre (5) pour chacun de vos participants en fonction de la durée de votre réunion !

Si ce créneau ne vous convient pas, cliquez à nouveau sur Sélection automatique suivante (4) jusqu’à trouver le créneau idéal.

Pour terminer, cliquez sur le bouton Rendez-vous de la barre d’outils Réunion pour revenir à la fenêtre initiale.

 

Niveau

Pré-requis :

  • Aucun