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23-Mar-2003

 

Vous êtes de plus en plus nombreuses à me demander "comment je fais" pour connaître à ce point certains logiciels. Voici quelques éléments de piste...

Tout d'abord, je tiens à préciser que je ne suis ni formatrice en bureautique, ni développeuse mais tout simplement secrétaire, qu'à part une (très) courte formation de 4h sur Word en 1987 (c'est pas hier !), je suis totalement audidacte dans le domaine de l'informatique. Cela prouve qu'avec de la curiosité, de la patience et du temps, on peut parvenir à d'assez bon résultats. Alors pourquoi pas VOUS ?

Voici la liste des défauts nécessaires pour une bonne maîtrise informatique : -)

Soyez paresseuse !

Un seul postulat de base : l'ordinateur est là pour m'aider. Alors, aucun scrupule, faites-le bosser à votre place et filez-lui tout le boulot ingrat !
Posez-vous des questions : ce que je fais est-il répétitif ? Oui ? alors l'ordinateur doit pouvoir m'apporter une solution.

Des exemples ?

mes documents sont toujours présentés de la même manière

utilisez les styles !
Pensez à les combiner avec les champs "espace avant" et "espace après" de la fonction "Format - Paragraphe" : vous éviterez ainsi de saisir des retours à la ligne inutiles !

le texte de mes documents est presque toujours identique

utilisez les modèles et, si votre document est long, le champ remplir ou les signets pour repérer les passages à modifier !

mes documents sont différents mais certains passages reviennent régulièrement (formules de politesse, signatures, conditions de vente...)

utilisez les insertions automatiques ! Dorénavant, il vous suffira, par exemple, de tapez "DS" pour obtenir "Didier Salin, Président directeur général" ou "cdv" pour insérer vos conditions de vente...

vous numérotez vos titres (ex : contrat), mais en cas de suppression ou de rajout d'un article, vous devez tout décaler manuellement... et n'y pensez pas tout le temps

là aussi, utilisez les styles combinés à la numérotation automatique. La machine se charge alors de tout à votre place !

vous gérez des documents très longs

utilisez les styles (décidément, ils sont partout !)
cela vous permettra de travailler en mode plan et de déplacer des pages à la souris.
Les styles vous permettront également de réaliser votre table des matières ou sommaire automatiquement...
Apprenez également à maîtriser la fonction "Document Maître" qui vous permet de scinder un long document en plusieurs sous-docs, tout en conservant la numérotation des pages et une table des matières...

...

exemples non limitatifs !

 

Soyez curieuse !

Puisqu'on vous le dit ! Farfouillez dans les menus, n'ayez pas peur des expériences !
Tiens, pourquoi ne pas essayer, au moins une fois, la mise en forme automatique d'un texte Word, histoire de voir ?

Explorez aussi le contenu des cd de vos chers programmes. On y trouve parfois des trésors : des polices supplémentaires non installées par défaut, des tonnes de modèles de présentation pour PowerPoint, des modèles de documents utiles, des macros complémentaires extrêmement intéressantes comme l'Assistant Modèle d'Excel que nous avons étudié le mois dernier. Par curiosité, dans Excel, allez dans le menu " Outils", "macros complémentaires" et cochez toutes les cases...

Bouquinez !

Si vous devez opter pour un livre technique, choisissez un bouquin exhaustif. Ainsi, pour un coût à peu près similaire à celui d'un livre d'initiation, il saura vous suivre pendant de longues années. Vous m'objecterez qu'il sera rapidement dépassé par les nouvelles versions des logiciels : pas si sûr, car si l'on y regarde de plus près, ces dernières comportent plus souvent de petites améliorations plutôt que des changements radicaux. Votre livre sera donc encore d'actualité après deux ou trois nouvelles versions logicielles...

Pour ma part, j'opte pour les livres, style "Le grand livre de...", "Le livre d'or de...", "La bible de...". Choisissez votre livre en fonction de sa mise en page. Le livre doit être en adéquation avec votre sensibilité. Ainsi, un même livre peut sembler "fouillis" à l'une mais d'une clarté exemplaire à l'autre.

Surtout NE LISEZ PAS votre livre ! Ce genre de bouquin n'a pas l'attrait d'un roman : contentez-vous de le FEUILLETER, de le PARCOURIR. Lisez la table des matières ou le sommaire. Certains livres proposent des introductions pour chaque chapitre : LISEZ-les également. L'objectif de cette démarche étrange ? savoir ce que vos logiciels sont capables de faire, connaître leurs limites, savoir où trouver l'info en cas de besoin !

Lisez la presse informatique (SVM, Windows News, Micro Hebdo... ou autres). Enfin, "lire" est un bien grand mot là encore. Contentez-vous pour commencer des pages "pratiques". Tous ces magazines disposent de ce type de rubrique. Conversez ces pages dans un classeur ou une reliure et gardez-les à portée de main : au travail sur votre bureau, ou à la maison près de votre lit. Plongez-vous régulièrement dans leur lecture : vous y apprendrez, mine de rien, une multitude de petites astuces ! En plus, la plupart de ces astuces ne font que quelques lignes...

Soyez patiente !

Il m'a fallu 18 ans pour acquérir ces connaissances. Alors, laissez-vous aussi le temps d'apprendre !

Et puis, d'ailleurs, vous qui lisez ces lignes avez déjà l'essentiel : l'ENVIE d'apprendre et de progresser sans laquelle on ne peut évoluer. Je me souviens d'avoir lu cette phrase lors d'un stage de formateur en bureautique "Nul n'apprend rien à autrui. C'est chacun qui effectue ou non la démarche d'apprendre en fonction des connaissances qui lui sont présentées". Quoi de plus vrai ?

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