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Domaines > Communication

31-Mai-2004

 

Le choix du lieu

L'offre, en matière de salles est pléthore : elle se décline depuis la salle de château à la simple salle de réunion en centre d'affaires.

Le choix dépend d'une part du public visé, du standing donné à l'événement et d'autre part, du caractère de la manifestation. En effet, l'organisation d'une soirée permet d'orienter le choix vers un lieu ludique ou inhabituel.

Voici quelques exemples de lieu possibles, des plus classiques, à certains originaux :

  • les salles de réunion des centres d'affaires : particulièrement adaptées à des réunions ponctuelles destinées plutôt à du personnel interne et à un nombre de participants très restreint (-50 personnes). Les centres d'affaires offrent un nombre limité de salles de petite capacité.

  • les palais des Congrès et les grands hôtels : plutôt adaptés à des colloques réunissant un grand nombre de participants (120-1000 personnes). Ils disposent généralement d'un grand nombre de salles modulables et permettent de ce fait, d'organiser à la fois des plénières (salle réunissant l'ensemble des participants) et des sous-commissions (répartition des participants en petites cellules de travail). Ces salles peuvent aussi bien s'adresser à du personnel interne qu'à du personnel externe à la société. Par contre, elles ne sont pas conseillées pour des soirées de prestige.

  • les monuments de style classique ou les châteaux : les grandes villes offrent la possibilité de louer des salles dans des bâtiment de style classique, comme la Maison de la Chimie, à Paris. Nombre de châteaux également peuvent être réservés pour des manifestations de prestige.

  • Les péniches : d'une capacité restreinte, elles sont surtout utilisées pour l'organisation de déjeuners ou de cocktails. La capacité de la plus grande d'entre elles avoisine les 120 personnes en déjeuner debout. A noter : il existe à Paris, un bateau à roues à Aube, le Louisiane Belle, accosté près du pont de Javel.

  • Les musées, cinémas, théâtres, restaurants... : eh oui, il est possible de "privatiser" certains monuments célèbres l'espace d'une soirée ou d'un événement. Il en est ainsi de certaines salles du Louvre, de la Géode, du Planète Hollywood et de Disneyland... Certaines privatisations obéissent à des consignes très strictes (plages horaires très spécifiques, types de manifestations acceptées...).

  • les halls d'exposition : comme leur nom l'indique, ces lieux sont plutôt destinés à l'organisation de salons professionnels ou à des manifestations nécessitant l'installation de stands. Il s'agit en effet de grands plateaux nus et qu'il convient "d'habiller". Les coûts de décoration peuvent donc être conséquents.

Le choix du lieu est bien évidemment fonction de votre budget mais aussi de votre type de manifestation :

  • pour un colloque ou séminaire de travail (sans animation), optez plutôt pour un palais des Congrès. Le Palais des Congrès de Paris est d'un excellent rapport qualité/prix et je vous recommande leur excellent buffet des régions.

  • pour un séminaire ou colloque destiné à des clients, privilégiez des lieux plus insolites tels la Géode, la Colline de l'Automobile... où vous pourrez clore votre manifestation par la diffusion d'un film ou la visite privative du musée...

  • pour un séminaire de stimulation destiné aux salariés de votre entreprise, choisissez plutôt soit un château dans le parc duquel vous organiserez un parcours sportif ou chasse au trésor, ou bien encore un centre de karting...

Les guides

Pour vous aider dans votre recherche, il existe des guides spécialisés :

  • L'ORA (l'Officiel des Réunions d'Affaires), édité par la Chambre de Commerce et d'Industrie de Paris, 3 rue Tronchet, 75008 Paris. Tél. : 01 40 17 06 10. Petit guide gratuit, destiné aux réunions ponctuelles. Un recueil d'adresses couvrant toutes les gammes de salles sur Paris et RP (palais des congrès, hôtels, péniches, théâtres...). Peu de fiches techniques détaillées. A retenir à défaut de ne pouvoir investir dans un guide plus conséquent.

  • Le Guide Réunir - 47, rue de l'Alma - 92400 Courbevoie - Tél : 01 46 91 94 40 - Fax : 01 43 33 19 13 - guide-reunir@reunir.com - Site : www.reunir.com. L'une des références en matière de guide. Recherche de salles en ligne possible avec, pour certaines salles, une visite panoramique. Site et guide extrêmement détaillé (1 fiche descriptive par salle avec de nombreuses photos).

  • Le Bedouk - 71, bd de Brandebourg - 94854 Ivry Cedex - Tel (33) 1 49 59 81 81 - Fax (33) 1 49 59 81 38 - e-mail: info@bedouk.com - Site : www.bedouk.fr. Guide détaillé : 1 fiche par lieu avec photos et prestations offertes. Recherche en ligne possible mais peu fonctionnelle.

  • Destination Séminaire, courtier en Séminaires / Venue Finder
    Pour tout Evénement d’entreprise : comité de direction, séminaire, r éunion, incentive, road-shows, sessions de formation, assemblée g énérale.
    Notre diffèrence réside dans le fait que nous ne contractons aucun partenariat avec nos prestataires (demeures, châteaux, Hôtels, animations…) afin d’être totalement libres, indépendants.
    Indépendants pour proposer en totale objectivité et gratuitement, les prestataires qui correspondent au cahier des charges de L’Evénement.  
    Au delà de toute relation de partenariat, nous nous attachons à vous faire gagner du temps, sans aucun frais 

    · Comparaison des offres du marché
    · Recherche des prestataires (Hébergement, réunion, animations, transports) 
    · Réalisation d’un devis clair avec une échelle de comparaison
    · Négociation prix et avantages
    · Accompagnement jusqu’au post événement

  • Aleou ( http://www.aleou.fr/) : + de 2600 lieux de séminaires référencés en France (hotel, palais des congrès, chateau, salon, salle, bateau ...) pour l'organisation de votre séminaire, congrès, colloque, symposium, convention ... avec différents types de recherche. Aleou offre une assistance gratuite à l'organisation de votre séminaire :

    • Détermination de vos besoins
    • Recherche du lieu parmi plus de 2600 hotels, chateaux, palais des congrès, salons,
    • Vérification de la disponibilité
    • Envoi d'une sélection de sites répondant à vos critères
    • Négociation des tarifs

       

  • ABC Salles - Site internet (http://www.abcsalles.com/v3/) qui propose de se charger de rechercher les salles en fonction de vos critères. Vous remplissez un formulaire en ligne. Le site vous propose alors un choix de sites en adéquation avec votre demande. Un interlocuteur ABC salles prend ensuite contact avec vous pour affiner votre recherche.

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Mon conseil

Faites systématiquement un repérage des lieux avant de soumettre votre proposition à votre client ou votre direction.
Certaines photos peuvent être trompeuses...
Je me souviens en particulier d'une salle retenue directement par le client. La photo présentée dans le guide laissait entrevoir un hall de marbre, plutôt Hautde gamme. La visite des lieux fit apparaître qu'il s'agissait en fait d'un centre d'examens, dont le sol de marbre était loin d'avoir l'éclat et le rutilant de la photo, et, cerise sur le gâteaux, les lieux étaient en cours de traitement... contre les cafards !

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