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Carrière/Métier > Index

23-Jan-2008

 

Communication, LA clé d’une meilleure collaboration entre assistant(e)s et managers

Astuces et conseils d’OfficeTeam

 

Parce qu’une bonne communication permet à une assistant(e) de mieux comprendre les priorités de son manager et donc de pleinement jouer son rôle d’assistant(e), mais aussi parce que bien communiquer n’est pas toujours facile, OfficeTeam fait un point sur les principes essentiels pour préserver ou instaurer une bonne communication. Le spécialiste du recrutement temporaire et permanent d’assistante(s) et de secrétaires les recense en 4 parties.

 

Si une bonne communication entre un manager et son assistant(e) participe considérablement à une bonne entente et donc à rendre un environnement professionnel agréable, elle s’avère par ailleurs essentielle pour l’assistant(e). En effet, elle permet d’avoir une meilleure visibilité des tâches et des dossiers, de pouvoir anticiper, prévenir, organiser et planifier… et de mettre en exergue toutes ses compétences et ses aptitudes. Le manager n’hésite alors pas à s’en remettre à sa collaboratrice et de lui confier des responsabilités de plus en plus importantes. Cependant, cette situation « idéale » n’est pas systématique. Avant d’y parvenir, il faut parfois beaucoup de temps… et de frustrations tant pour l’assistant(e) que pour son manager. Or, bien souvent, ce sont de simples petits détails qui permettraient d’y arriver.

Pour bien commencer :

  • avoir ou établir une définition claire de votre poste et de vos objectifs, la faire valider par votre manager afin de partir sur une bonne base et de savoir précisément quel est votre rôle et l’étendue de votre champ d’action.
  • pour bien communiquer avec votre manager, il est indispensable de bien le connaître. Noëmie Loubaton, Regional Manager Officeteam explique : «  Avant toute chose, il est nécessaire de vous poser les questions suivantes et de tenter d’y répondre : qui est mon manager ? A quels éléments se montre-t-il plus particulièrement attentif ? Quelles situations semblent être pour lui une source de stress ? Quelles sont ses priorités ? Qu’attend-il de son assistant(e) ? »
  • faites votre auto bilan : «  Quelles ont été les derniers points d’achoppement ? Dans quels domaines ai-je des faiblesses ? Comment puis-je y remédier ? Quels sont mes points forts pour ce poste ? Est-ce que je sais les mettre en avant ? Et si tel n’est pas le cas, comment puis-je y parvenir ?».

Si nécessaire :

  • si la situation est tendue, semble bloquée et pour bien vous assurer que vous êtes sur la bonne voie, demandez un entretien à votre manager pour faire un point, définir ensemble les priorités, etc. Bien évidemment, il ne s’agit pas d’improviser durant ce face à face mais de bien le préparer, de savoir exactement ce que vous allez aborder, d’être « pratique », concret, synthétique et force de propositions. Et Noëmie Loubaton d’ajouter : «  Reformulez si nécessaire les objectifs et actions que vous venez de déterminer et fixez une date de réalisation. Votre manager n’en sera que plus surpris et ravi de voir à quel point vous vous impliquez ».

Un principe auquel l’on ne déroge pas :

  • la confidentialité : pour que votre manager ait confiance, communique bien avec vous et vous donne accès à diverses informations, vous devez faire preuve d’une confidentialité sans faille !
    De plus, si vous devez lui donner une information qui le concerne, il doit être tout simplement le premier informé.

Au quotidien :

  • soyez vigilant(e) sur la gestion de votre temps,
  • établissez un ou des planning des échéances, dates et événements « clés »,
  • gérez l’ordre des priorités, tout en restant à l’écoute des attentes de votre manager,
  • adaptez les modes de communication (téléphone, email, face à face, etc.) selon les situations (urgences, déplacement de votre manager, emploi du temps surchargé, vacances, etc.) afin de lui donner les informations requises en temps et en heure sans perturber son propre travail,
  • sachez écouter, retenir et poser des questions pertinentes car si la communication implique l’échange d’informations, elle nécessite avant tout une bonne écoute !
  • ayez toujours en tête les enjeux et attentes de votre manager,
  • adaptez-vous à la personnalité de votre manager, notamment dans les phases de stress et de changement,
  • « soyez proactive : proposez lui des idées qui peuvent l’aider dans l’optimisation de ses tâches ou de son temps. De plus, si vous ne pouvez tenir les délais impartis ou obtenir des informations, informez-en votre manager  » conseille Noëmie Loubaton.
    Car, comme l’explique Noëmie Loubaton, Regional Manager, OfficeTeam : « Bien trop d’assistant(e)s déplorent le manque de communication avec leur manager et s’en trouvent pénalisé(e)s. Parce que leur supérieur ne leur parle pas des dossiers en cours, elles/ils sont cantonné(e)s à un rôle administratif alors qu’elles et ils possèdent les compétences et les aptitudes pour gérer des situations aussi diverses que complexes. Car la communication dans le travail ne couvre pas seulement l’échange d’informations. Elle implique la confiance, les actions amenées après que le message ait été délivré et donc la prise de responsabilités voire de risques. La communication conditionne non seulement l’entente entre un manager et son assistante mais également l’intérêt d’un poste. Parce qu’elle semble « évidente », elle est trop souvent négligée et il n’est pas rare d’entendre un(e) assistant(e) déplorer que son manager ne lui « dit » rien. Plutôt que de s’enfermer dans cette sphère, il faut briser la glace, chercher à savoir pourquoi et quelles solutions apporter. Une bonne communication est LA clé d’une meilleure collaboration ! ».

* * *

OfficeTeam Intérim est une division de RHI Intérim, filiale du groupe américain Robert Half International Inc., leader mondial du recrutement spécialisé depuis 1948 et coté à la bourse de New York.
OfficeTeam Intérim est spécialisée dans l’intérim des fonctions d’assistanat et de secrétariat.

OfficeTeam est le spécialiste des fonctions temporaires et permanentes pour tous les métiers de l’assistanat et du secrétariat. Implanté à Paris, La Défense, Versailles, Lyon et Saint-Denis, OfficeTeam compte plus de 300 bureaux dans le monde.

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