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Astuces > Rédiger

24-Jul-2010

 

Conseils pour rédiger clairement

Une contribution de Sonia Chassaing


Le principe de base de toute bonne correspondance consiste à se mettre à la place du destinataire.

Recherche et organisation des idées

Tout écrit, toute présentation orale nécessite d'organiser ses idées à travers un plan.
Ce dernier s'élabore en fonction du(des) message(s) à faire passer. Le plan ne se dessine donc pas "spontanément" et nécessite un travail préalable sur papier.

La recherche d'idées, base essentielle du plan

Il existe 2 méhtodes permettant la recherche d'idées :

  • Le "remue-méninge" (brainstorming)
    • La carte heuristique

  • Le remue-méninge ou brainstorming.
    Cette méthode est généralement utilisée en groupe mais peut être utilisée en solitaire.
    Elle se décompose en 2 phases :
    • Phase 1 : notez toutes les idées, mêmes les plus farfelues, sur un papier ou un paperboard en vous interdisant toute censure, tout commentaire sur les idées émises par les autres participants. Au besoin, rebondissez sur leurs propres idées pour enrichir les échanges.
    • Phase 2 : éliminez tout ce qui s'éloigne du sujet. Enfin, triez, hiérarchisez les idées pour ne conserver que l'essentiel.
  • La carte heuristique
    Dans cette méhtode, on part d'un thème central pour émettre des idées.
    Ces idées sont reliées au thème central par des lignes.
    Chaque idée est ensuite développée. On obtient de la sorte, un schéma d'où partent de nombreuses lignes.

Les deux méthodes proposées ci-dessus sont équivalentes et le choix de l'une ou l'autre est purement affaire de goût personnel.

  • Comment trier les idées

Une fois les idées rassemblées sur papier, il convient de les trier, organiser. Pour cela, reprendez chacune des idées et interrogez-vous :

  • cette idée est-elle pertinente ?
    • non : supprimez-la pour ne pas risquer d'alourdir inutilement votre correspondance au risque d'égarer votre lecteur.
    • oui : est-elle assez précise ?
      si oui, conservez-là.
      si non, précisez, complétez votre idée pour mieux réfleter l'objectif de votre message.

5 conseils pour rédiger clairement :

  • construisez des phrases courtes (20 à 25 mots selon leur longueur),
    limitez l’emploi des pronoms relatifs [qui, que, quoi, dont, où]
    et des conjonctions de subordination [quand, lorsque, si, puisque, quoique].
  • adoptez un style direct : adressez-vous à votre correspondant comme vous lui parleriez : vous, votre...
    Ex : vous voudrez bien nous retourner ce contrat signé.
           votre lettre du … nous est bien parvenue.
  • utilisez la forme active (emploi du verbe conjugué à l’actif)
    Ex : nous souhaitons vivement que vous participiez à cette réunion
  • privilégiez les formules et les expressions positives   
    Ex Vous n’ignorez pas …-> Vous savez
  • soyez précis
    Attention aux expressions à la mode, telles que : au niveau de … ; au plan de … à remplacer par quant à …
  • bannissez les archaïsmes, clichés ou stéréotypes et les anglicismes
    ex : Nous avons l’honneur est une expression héritée du 19 ème siècle.

3 pièges à éviter

  • le mauvais emploi du participe présent :
    -> le sujet est toujours celui du verbe conjugué qui suit.
    ex : N'ayant pas reçu votre commande, nous nous permettons de vous relancer.
    (= nous n'avons pas reçu votre commande. Nous nous permettons de vous relancer) ;
  • la recherche à tout prix de synonymes, certains mots n’ayant pas de synonyme ;
  • l’utilisation de termes ou expressions affectifs : vous devez vous en tenir exclusivement aux faits.

Les caractéristiques du langage commercial

  • Phrases courtes composées simplement ;
  • Rédaction précise ;
  • Le sujet des courriers est NOUS.

 

La lettre : structurer un courrier

Une contribution de Top-Assistante

Il est parfois difficile de rédiger certains courriers : on ne sait par quel bout commencer.

Le plus simple est d'aborder le problème sous un aspect logique : quelques questions de bon sens et votre lettre prend tournure.

La première d'entre elles doit répondre à la question "pourquoi est-ce que j'écris".

Ce peut être :

    • pour faire part d'un problème, d'un mécontentement
    • pour demander des renseignements
    • en réponse à un courrier reçu...

Cette première question conditionne le 1er paragraphe de votre lettre. Ne cherchez pas plus loin l'inspiration !

Pour celles d'entre vous qui seraient fâchées avec la correspondance, sur un brouillon, notez vos idées à l'état brut : à ce stade, ne vous souciez ni de la formulation, ni de l'enchaînement des phrases.
Reprenez ensuite vos idées et tâchez de les classer selon un plan (du général au particulier : en d'autres termes, plus l'on avance dans la lettre, plus on est précis).

Pour cela, posez-vous des questions de plus en plus pointues :

    • Pourquoi suis-je mécontente ? parce que la livraison est arrivée abîmée ou non conforme ? S'agit-il d'un incident isolé ? Si non, quels ont été les autres problèmes rencontrés ?
    • Qu'est-ce que je souhaite obtenir en réparation ? un échange, le remboursement complet ou partiel ? rompre mes relations commerciales... ?

Chaque question doit faire l'objet d'un paragraphe de votre lettre. Rédigez des phrases courtes (sujet, verbe, complément).
Réécrivez enfin vos phrases dans un français correct et commercial (utilisation du nous).
Limitez à 3 le nombre de paragraphes consécutifs commençant par nous.
Ne finissez jamais votre correspondance par un gérondif (En vous remerciant, Souhaitant avoir répondu à vos attentes...) : rédigez plutôt des phrases complètes (Nous vous remercions, Nous souhaitons vivement avoir répondu à vos attentes...).

Prenons quelques exemples :

 
Lettre à un fournisseur
avec lequel
je ne veux plus travailler
Lettre à un fournisseur
pour qu'il reprenne
sa machine à café
Les questions
à se poser

 

  • pourquoi je ne veux plus travailler avec ce fournisseur ? parce qu'une fois encore il n'a pas respecté ses délais

  • parce que ce n'est pas la première fois, que j'ai déjà envoyé plusieurs lettres de réclamations

  • parce qu'il traite ses clients avec mépris : pas de réponse à mes précédents courriers, accueil téléphonique désagréable (jamais personne pour répondre)

  • qu'est-ce que j'attends aujourd'hui d'eux ? qu'ils viennent reprendre la marchandise à leurs frais et qu'ils m'adressent l'avoir correspondant.

 

 

  • pourquoi doit-il reprendre sa machine à café ? parce que l'entreprise ferme (liquidation judiciaire)

  • à quelle date ferme-t-elle ? Le 23 août (il doit donc passer avant cette date)

  • comment doit-il procéder pour ce faire ? il doit m'appeler pour convenir d'un rendez-vous

  • avez-vous toujours entretenu de bonnes relations avec lui ? Si oui, le remercier.

La lettre

Messieurs,

Nous accusons ce jour, 24/03/03, réception de la livraison de notre commande du 26/03/03 et tenons à vous faire part de notre plus vif mécontentement.

En effet, la livraison était initialement programmée pour le 3/04/03 -il y a donc plus de 3 semaines de cela- et nous avions attiré votre attention, lors de la passation de cette commande, sur le caractère impératif du respect de la date de livraison.

Nous avions, les deux derniers mois, rencontré de nombreux retards que vos services logistiques nous avaient assurés n'être que passagers et liés à des problèmes de restructuration.

Or, une fois encore nous avons été confrontés aux mêmes problèmes avec des conséquences non négligeables pour notre société en terme d'image.

De plus, à chaque fois que nous avons tenté d'obtenir des informations de la part de vos services, ceux-ci ont fait montre d'incompétence (réponses évasives ou s'avérant par la suite inexactes).

En date du 17/04/03, et par courrier recommandé, nous vous avons donc fait part de notre souhait d'annuler notre commande, souhait que vous n'avez visiblement pas pris en considération...

Nous gardons donc votre marchandise à votre disposition en nos locaux et vous demandons instamment de bien vouloir prendre contact avec nos services au xxxxx afin de convenir d'une date de reprise.

D'autre part, nous restons dans l'attente de votre avoir pour solder la facture que nous avons indûment reçue.

Veuillez croire, Messieurs, à l'assurance de notre considération la meilleure.

Madame, Monsieur,

En date du 23 juillet, le tribunal de commerce de Paris a prononcé la liquidation judiciaire de notre société avec fermeture définitive de notre établissement en date du 23 août prochain.

En conséquence, je vous saurais gré de bien vouloir procéder à l'enlèvement de la machine à café de marque xxx, objet de notre contrat référence xxx.

A cette fin, je vous remercie de bien vouloir prendre contact avec moi au 01 xx xx xx xx afin de convenir d'une date.

Je souhaite profiter de l'occasion pour souligner le plaisir que j'ai eu à collaborer avec votre société tout au long de ces xx années.

Je vous prie de croire, Madame, Monsieur, à l'assurance de ma considération la meilleure.

Un lien utile communiqué par Liliane (région Bordelaise) : Lorsqu'il faut écrire à une personnalité politique, à un pdg, à n professeur... se rendre sur le site www.bottin-mondain.fr , rubrique "savoir-vivre", puis "correspondance protocolaire" ou "usuelle".

 

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